Web制作案件のヒアリングシートの項目8選｜無料のテンプレートを3つ紹介
- 2022/11/25
- 2024/04/30
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目次
ヒアリングシートは、ヒアリングを行う際に行う質問などの内容を事前にまとめたもです。このヒアリングシートを準備しておくことで、重要な質問項目などを忘れることなくヒアリングすることができます。
ヒアリングシートは、大きく分けるとWeb制作案件用・営業用・面接用の3つがあります。これらの種類により、ヒアリングを行う内容が大きく異なるため、ヒアリングシートを作成する際は、注意が必要です。
そこで本記事では、Web制作案件用のヒアリングシートについて、必要な項目や活用例、作成する際のポイントを紹介します。
記事終盤には、無料でダウンロードできるヒアリングシートのテンプレートもお伝えするので、これからヒアリングシートを作成する方はぜひ参考にしてください。
ヒアリングシートとは
ヒアリングシートは、ヒアリング内容を事前にまとめたものです。
ヒアリングシートといっても、Web制作案件用や営業用、面接用など、さまざまな種類があります。種類によってヒアリング内容が異なるので、作成する前にまずは何について聞くのか、目的を明確にしてから作りましょう。
今回は、Web制作案件を受けた際に使えるヒアリングシートについて紹介します。
ヒアリングシートが重要な理由
ヒアリングシートは、事業内容関係なくさまざまな企業で用いられています。なぜヒアリングシートを利用するのか、重要とされている主な理由を3つ紹介します。
1つ目の理由は、顧客の要望を詳しく聞き出したり、理解したりするためです。
顧客の要望をある程度聞き出しておくことで、要望に関して切り込んだ質問をしたり、どのような思いで依頼してくれたのかを聞いたりしやすくなるでしょう。要望について詳しく聞くことは、こちら側の理解を深めるために大切です。
2つ目の理由は、要件を聞き逃してしまうことを避けるためです。
事業内容に関わらず、商談を進めていく中で話が要件から外れてしまうケースがあります。すると、確認すべき要件を聞きそびれてしまったり、話題から逸れた内容の会話をしてしまったりする恐れがあるでしょう。
決められた時間内でしっかり要件を聞き出すためにも、ヒアリングシートの活用をおすすめします。
3つ目の理由は、社内でヒアリング内容を共有できるからです。
ヒアリングシートとその回答を社内で共有しておくと、担当者が不在でも対応できます。病気や転勤などで急に担当者が交代することになっても、ヒアリングシートがあれば仕事を受け継ぎやすくなるでしょう。
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Web制作案件のヒアリングシートに必要な項目8つ
Web制作案件のヒアリングシートを作成する際、具体的にどのような項目を追加すべきかわからない方がいるのではないでしょうか。
ここでは、Web制作案件のヒアリングシートに必要な項目を8つ紹介します。見落としている項目がないか確認するためにも、ぜひ参考にしてください。
1.サイトの基本情報
サイトの基本情報で細かい部分までヒアリングしておくと、後々詳しい部分を聞き出す手間が省け、効率化にもつながります。そのためヒアリングシートの中でも、サイトの基本情報については時間をかけることをおすすめします。
サイトの基本情報では、主に以下の点を確認しましょう。
- サイトの種類
- 事業内容
- 新規制作かリニューアルか
- 最終的な目標や目的
- ターゲット
- サイトや事業内容のアピールポイントや強み
サイトの種類は、LPやECなど選択肢を設けておくとスムーズに進むでしょう。
事業内容は、Webサイトのカラーやコンテンツの配置などをイメージするために大切です。たとえば、スーツを販売する企業のサイトの場合、ポップなイメージよりも、シンプルなかっこいいイメージを思い浮かぶ方が多いのではないでしょうか。
また最終的な目標や目的では、プレビュー数や制約数など数値を聞き出しておくことも大切です。達成することは顧客の満足度を得るためにも重要ですが、「達成するためにどのような施策を行うべきか」を決める際に参考になる数値でもあります。
2.デザイン
デザインでは、まず顧客がデザインにこだわりを持っているのか確認する必要があります。こだわりが強い場合は、こちら側がアドバイスしながらできる限り顧客の要望に応えていくという進め方が良いでしょう。こだわりがない場合は、こちら側が率先してデザイン案を出していきながら進めていくことができます。
デザインの項目では、以下の点を確認しましょう。
- 企業のイメージカラー
- 全体的なデザインのイメージ
- 参考サイト
- 参考サイトから取り入れたいと思う部分
Webサイトに企業のイメージカラーを使うことで、競合他社との区別にもつながります。顧客が参考にしたいサイトや、具体的にどの部分を取り入れたいのか聞いておくことで、Web制作を行う上で役に立つでしょう。
3.コンテンツ
コンテンツでは、こちら側が追加するコンテンツや、顧客がこれから追加するコンテンツを確認します。ここでは、顧客がコンテンツを追加する予定がある場合、どの箇所に追加するのか聞いておく必要があります。こちら側が誤ってその箇所にコンテンツを配置した場合、クレームを受ける恐れがあるので注意しましょう。
コンテンツの項目では、以下の点を確認しましょう。
- こちら側が作成するコンテンツ
- 顧客が作成するコンテンツ
- 顧客が作成するコンテンツを追加する箇所
4.仕様
仕様とは、作成するWebサイトの規模感や備える機能のことを指します。顧客が要望する仕様によっては、費用が追加されたり、オプションが加わったりする可能性があります。そのため、契約時の費用よりもかさんでしまうケースがあることを伝えておきましょう。
仕様の項目では、主に以下の点を確認しましょう。
- Webサイトの規模
- システム機能
システム機能の種類は、検索機能やチャットボットによる問い合わせ機能などさまざまです。ただ追加したい機能を聞くのではなく、なぜその機能を備えたいのかを聞いた上で、備えることで得られる効果を伝えることも大切です。
5.素材
素材とは、顧客側で使用しているロゴやテキスト、画像などを指します。素材の有無を確認することで、Web制作に使用するロゴや画像の準備までが業務内容なのかチェックできます。もし担当範囲を間違えると、費用面などでトラブルになる恐れがあるので注意しましょう。
素材の項目では、以下の点を確認しましょう。
- ロゴ
- テキスト
- 写真やイラストなどの画像
6.環境状況
環境状況とは、サーバーやドメインなどを指します。新規制作の場合は、こちらでサーバーやドメインとの契約を進める流れが一般的です。契約した際には、契約内容をその都度報告することで、後でトラブルになるのを避けられるでしょう。
またすでにサーバーやドメインを契約している場合は、WordPressなどのログイン情報を共有する必要があります。
環境状況の項目では、以下の点を確認しましょう。
- サーバーの契約内容
- ドメインの契約内容
7.予算
ここでは、顧客が想定している予算を確認します。
サイトの基本情報から環境状況までヒアリングしていく中で、大まかな費用がイメージできるでしょう。顧客の予算と見合っているのか確認し、もしあまりにも差があった場合は、業務を開始する前にしっかり話し合っておくことが大切です。
またこちら側から費用を提示する場合は、口頭ではなく書面などの目で確認できるように提示すると良いでしょう。後で「聞いていた費用と違う」と言われてしまうのを避けるためのポイントです。
8.納期
最後に、顧客が希望する納期を確認します。
各工程にかかる時間を算出し、顧客の希望納期から逆算して制作スケジュールを立てていきます。約束通り希望納期に間に合いそうであれば、この時点でその旨を伝えると良いでしょう。
ただし、どうしても間に合いそうでない場合は、業務を開始する前に納期についてしっかり相談することが大切です。その際には各工程にどれくらいの時間がかかるのかなど、参考資料を提示しながら話を進めていくと、少しでもスムーズに納期が決まるでしょう。
ヒアリングシートを自作する場合、作成ガイドに沿って作成すれば、効率的なヒアリングが行えるでしょう。
以下は、ヒアリングを効率化させるためのヒアリングシートの作り方をステップ別に解説した資料です。
自社内の営業のヒアリングを効率化させることに特化したヒアリングシート作成ガイドです。具体的な「ヒアリングシート制作の基礎知識」や「営業のためのヒアリングシートに盛り込むべき6つのポイント」を記載しております。
資料にあるステップをもとに、営業活動のヒアリングの質やスピードアップをご検討している方は是非ご参照ください。
ヒアリングシートの活用例2パターン
ヒアリングシートは、顧客の要件を聞いたり理解を深めるだけではなく、別の活用目的で利用するケースがあります。
ここでは、ヒアリングシートの活用例を2パターン紹介します。
1.ヒアリングの質の向上や平等化
Web制作案件に関わらず、ヒアリングシートを作成することで、聞き忘れや話が逸れるのを防止できます。するとヒアリングの質の向上につながり、結果的に顧客の満足度の向上にもつながる可能性があります。
また、ヒアリングシートの原稿を一つでも準備しておくことで、どの社員が担当してもヒアリングの質が左右されにくくなるでしょう。するとヒアリングの質を向上させるだけではなく、どの顧客にも平等に対応できると考えられます。
特に案件の依頼数が増加傾向にある企業なら、ヒアリングシートを用いてどの社員が担当してもムラが出ないようにすると良いでしょう。
2.新人社員の教育資料
ヒアリングシートは、実際の商談で使用するだけではなく、新人社員の教育資料としても活用できます。
新人社員の中には、「ヒアリングする際に何を聞くべき？」「どのような項目をどの順番で聞くべき？」と、ヒアリングに対してさまざまな疑問点を持っている方がいるでしょう。そのようなときにヒアリングシートを用いることで、疑問点を各自で解決できるようになり、新人教育にかける時間を少しでも短縮できます。
また、新人社員にとっては、ヒアリングシートをもとにわからない点を質問し、理解をより深め学べる機会にもなるでしょう。
ヒアリングシートを作成する際のポイント4つ
ヒアリングシートは、誰でも作成できます。ポイントをしっかり押さえておくことで、より質の高いヒアリングシートが完成するでしょう。
ここでは、ヒアリングシートを作成するときのポイントを4つ紹介します。
1.案件に合った基本項目を設定する
今回はWeb制作案件のヒアリングシートについて紹介していますが、ヒアリングの際に伺う基本項目は、案件に合わせて設定する必要があります。
たとえば、イラスト制作案件を受けた際、イラストの構図や使用するツール、色、サイズなどが基本項目となります。複数の案件依頼を受けている企業の場合は、事業内容に合わせて何種類かヒアリングシートを用意すると良いでしょう。
また、営業用や面接用のヒアリングシートとなると、顧客の事業内容、経営状況、経歴、資格の有無など、Web制作案件のヒアリングシートにはない項目がたくさんあります。
2.さまざまな媒体で準備する
ヒアリングシートを作成する際、さまざまな媒体で準備することをおすすめします。
近年は、感染対策としてリモートでヒアリングや商談を進める企業が増えています。それに伴い、電子媒体でやり取りできるように環境を整える必要があるでしょう。
一方で紙媒体での共有が主流となっている企業もあります。顧客に合った媒体で対応すると、顧客の満足度が上がる可能性があります。
また、電子媒体でも紙媒体でも対応できるように、ExcelやGoogleスプレットシートなどでインターネット上にヒアリングシートの原稿を保存しておきましょう。権限を共有すればインターネット上に書き込んでもらえ、印刷すれば紙媒体として提示できるようになります。
3.定期的に改善点があるか見直す
ヒアリングシートが完成した後は、実際のヒアリングや商談で問題がなくても定期的に見直しましょう。
ヒアリングでは、引き出す情報が詳しいほど顧客の要望への理解が深められるでしょう。しかし、項目内容によっては顧客にとって負担に感じるものもあります。
ヒアリングシートを見直す際には、項目数が適切か、項目の内容が案件に見合っているか、などのポイントに着目すると良いでしょう。実際のヒアリング中に聞いておきたかった項目があった場合には、次回のヒアリングで対応できるように、忘れないうちに項目の追加作業を行うことをおすすめします。
またヒアリングシートを作成した後は、他の社員からフィードバックをもらうのも大切です。自分では気づけない点を指摘してもらえることで、より良いヒアリングシートへと改善できるでしょう。
4.専門用語を多用しない
ヒアリングシートでは、どの顧客でも質問の理解ができるように、専門用語を多用しないようにしましょう。
顧客がわからない専門用語があると、スムーズにヒアリングシートを埋められず、顧客に負担がかかってしまう場合があります。顧客への負担を少しでも軽減できれば、結果的に顧客の満足度向上にもつながると考えられます。
また専門用語を使用する場合は、項目ごとに「※」で専門用語の意味を記載しておくと良いでしょう。顧客目線になってヒアリングシートを作成すると、より質の高いものが完成する可能性が高まります。
無料で利用できるヒアリングシートのテンプレート3選
さまざまなサイトでは、Web制作案件のヒアリングシートのテンプレートを提供しています。ヒアリングシートを作成する手間を省きたい方や、どのように作成したら良いかわからない方は、ダウンロードできるテンプレートを活用すると良いでしょう。
ヒアリングシートのテンプレートの中でも、無料でダウンロードできるものは以下の通りです。
これらのテンプレートは、ダウンロードしてそのまま使うことができます。
またどのようにヒアリングシートを作成すべきかわからない方は、ヒアリングシートのテンプレートを参考にしてみることをおすすめします。どのような項目を追加すべきか、文字の大きさやデザインはどのような感じか、などのポイントに着目すると良いでしょう。
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ヒアリングをする際に注意すべき3つのポイント
それでは次に、ヒアリングをする際に注意すべき3つのポイントについて解説します。ヒアリングするときに注意するべきポイントは、以下の3つです。
- ヒアリングを実施する前にヒアリングシートに記入してもらうこと
- 無駄なヒアリングをしないこと
- クライアントが理解しやすいヒアリングシートにすること
これらの点に注意することで、よりスムーズになヒアリングを実施できますので、しっかりと確認しましょう。
1.ヒアリングを実施する前にヒアリングシートに記入してもらうこと
作成したヒアリングシートは、実際にヒアリングを行う前に記入してもらうことが重要です。
なぜなら、前もって記入してもらうことで、クライアントについての情報を事前に整理ができるからです。クライアントの情報を前もって知っておけば、実際にヒアリングを行う際に質の高い質問や提案を用意することができ、最終的に完成度の高いWebサイトを構築できます。
Webサイトを制作する際は、クライアントの要望や悩みを深く掘り下げてから作成に着手しなければ、何度も打ち合わせをしたり、修正したりしなければならなくなる可能性が高くなります。
また、事前にヒアリングシートへの記入を促すことにより、クライアントがどの程度まで具体的なイメージができているかを確認可能です。もしクライアント自身が上手くイメージできていないようなケースでは、しっかりとヒアリングでリードをとり、双方にメリットのある提案を行いましょう。
Web制作を行う場合は、ほとんどの企業が複数の企業に相蜜をとっているため、ヒアリングで他社との差別化ができます。
2.無駄なヒアリングをしない
ヒアリングシートで無駄な質問をしないのと同じように、実際のヒアリングでも無駄な質問をするのはよくありません。
なぜなら、ヒアリングは両者のギャップを失くすために行う打ち合わせであり、必要な作業を明確にしながらまとめて行く作業だからです。
余計な質問をしてしまうと、相手を惑わす結果となり、決定できなくなる（迷う）可能性があります。クライアントは、できるだけ時間をかけずに、質の良いWebサイト制作することが目的です。
そこでWebサイトを制作する際のヒアリングでは、必要項目をしっかりと絞り込み、どんどん「決めて行く」ヒアリングを実施することが重要です。
3.クライアントが理解しやすいヒアリングシートにすること
ヒアリングを行う前に、ヒアリングシートがクライアントにとって理解しやすい内容かを再度確認しましょう。
ヒアリングシートを作るのは制作のプロですが、依頼する側は基本的に素人です。そのため、Webサイトの構築に必要となるIT用語などを記載する場合には、できるだけカタカナや専門用語を使わずに説明することをおすすめします。
難しいIT用語や専門用語を使った質問をすると、クライアントが理解できず、本当の課題や悩みを聞き出すことができなくなるリスクがあります。
このような専門用語を記載する場合は、できるだけ用語解説を添付するか、いくつかの選択肢を準備するといった、クライアントが回答しやすくするなるように工夫しましょう。
クライアントにヒアリングする項目を効果的に判断し、精度の高いデータを獲得するには、ヒアリングツールの活用を検討しましょう。
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まとめ
Web制作案件のヒアリングシートは、聞き忘れを防いでヒアリングの質を上げたり、顧客の要件への理解を深めたりする上で重要です。
また新人社員の教育資料としても活用できるなど、案件を受けたとき以外でも使えるほど便利なものです。
ヒアリングシートを作成する際には、サイトの基本情報やコンテンツ、素材の有無についてなど、業務を進める上で必要な項目を追加する必要があります。
そのときに項目数が多すぎたり、専門用語を使いすぎたりすると、顧客への負担がかかってしまいます。
具体的にどのようなヒアリングシートを作成すべきかわからない方は、本記事で紹介した作成時のポイントやテンプレートを参考にすると良いでしょう。
Interviewz（インタビューズ）をご活用いただくことで以下のことが解決できます。
• 新規お問い合わせ、相談数の向上
• ヒアリングの内容の最適化から受注率の向上
• ヒアリングコスト（人件費・タイムコスト）の削減
• 既存顧客のお問い合わせのセルフ解決（サポートコストの削減）
• サービス/プロダクトのマーケティングリサーチ
• 既存顧客、従業員のエンゲージメント向上
• データ登録負荷の軽減
• サイトにおけるユーザーの行動情報のデータ蓄積
▼Interviewz（インタビューズ）の主な活用方法
• 総合ヒアリングツール
• チャットボット
• アンケートツール
• カスタマーサポートツール
• 社内FAQツール
Interviewzの機能一覧｜総合的なヒアリング活動を網羅
Interviewzでは、下記のような総合的なヒアリング活動を支援する機能を揃えております。
