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WEB問診システムとは?メリット&デメリットやおすすめツールを紹介

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WEB問診システムとは、医師や看護師の代わりに問診を行うシステムです。

新型コロナウイルス感染症の流行により、WEB問診システムを導入するクリニックが増えています。

そこで本記事では、WEB問診システムを導入するメリットやデメリットを紹介します。

他にも、WEB問診票の作り方やおすすめのツールをお伝えするので、これからWEB問診を取り入れようと検討している方はぜひ参考にしてください。

WEB問診システムとは?

WEB問診システムとは、インターネット上で問診を行うシステムです。

WEB問診を活用することで、医師や看護師が直接問診する手間が省け、各自で問診を進めてもらえます。インターネットがつながっているスマホがあれば、隙間時間に問診に答えていくことが可能です。

また紙媒体の問診票と比べると、WEB問診システムは印刷用紙やインクの節約にもつながります。経費削減につながることはもちろん、地球環境にも良い影響となるでしょう。

WEB問診システムを導入するメリット4つ

WEB問診システムは、クリニック側だけではなく患者側にとってもメリットがあります。WEB問診システムの導入に迷っている方は、まずどのようなメリットが得られるのか理解してから判断すると良いでしょう。

ここでは、WEB問診システムを導入するメリットを4つ紹介します。

1.業務の効率化

WEB問診システムを活用することで、受付スタッフの業務の効率化につながります。業務の負担が軽減すれば、他の業務に集中することができます。

紙媒体による問診の場合、患者一人ひとりに問診票とペンを配る手間がかかります。患者によっては、問診に記入してもらっても文字が読みにくかったりするケースもあるでしょう。すると、もう一度問診票の内容を確認しなくてはいけません。

また、患者の中には、体調不良により文字が書きにくい方もいるでしょう。しかしWEB問診システムによる問診票の場合、文字が読みにくい、書き忘れる、などの事態を少しでも避けられます。

他にも、WEB問診システムを導入すると、受付スタッフを多く雇う必要がなくなり、人件費削減にもつながるでしょう。業務の負担により離職率が高い場合には、WEB問診システムの導入で解決できる可能性があります。

2.ユーザーの待ち時間の短縮

スマホ一台で気軽に問診に答えられるようになることで、ユーザーの待ち時間を短縮できるようになります。すると、ユーザーのストレス軽減にもつながるでしょう。

またWEB問診システムでは、ただ問診票に記入していくだけではなく、来院時間の提示もできるようになります。システムによっては、待機中の患者の人数や来院時間までの時間も表示するものがあります。

特に子連れの方や忙しい方にとっては、子どもがじっとしていられない、通院する時間の確保が難しい、などの問題解決にもつながります。あらかじめ問診を済ませておくことで、院内での待機時間を短くすることができ、本来ある待ち時間を別の時間に活用できるでしょう。

「待ち時間がもったいないから病院に通えない」と悩んでいる患者の病院離れを解決するためにも、、WEB問診システムがおすすめです。

3.新型コロナウイルス感染症などの感染症対策

2020年から新型コロナウイルス感染症の流行により、WEB問診システムを導入するクリニックが増えています。

WEB問診システムを活用することで、家で問診を済ませてから来院できるようになり。院内で問診票への記入をする必要がなくなります。院内での滞在時間を少しでも短縮できると、感染症対策にも効果的でしょう。

また紙媒体の問診票の場合、紙だけではなくペンも配る必要があり、受付スタッフが患者と関わる場面が増えてしまいます。感染症対策をしたい方は、患者との接触を少しでも避けるためにWEB問診システムの導入を検討すると良いでしょう。

4.マーケティングに役立つ

WEB問診システムを導入しているクリニックの中には、来院したきっかけを問う項目を問診票に設けているところがあります。特に広告の効果があるのか確かめるためにも、このような項目は重要です。

また紙媒体の問診票と異なり、WEB問診システムの場合は、患者が記入したデータが自動的に集計できます。集計したデータは、これからどのような形で宣伝するのかなど、マーケティングに役立つでしょう。

紙媒体の問診票のデータを集計するのが苦手な方も、WEB問診システムの導入をおすすめします。

WEB問診システムを導入するデメリット4つ

WEB問診システムを導入する際、メリットだけではなくデメリットもあります。デメリットも把握した上で、WEB問診システムを導入しましょう。

ここでは、WEB問診システムを導入するデメリットを4つ紹介します。

1.かえって手間が増える恐れがある

WEB問診に不慣れな患者がいると、操作方法の質問などを受けたりすることで、かえって受付スタッフの手間が増える恐れがあります。業務の効率化を目指してWEB問診システムを導入する場合は、操作方法を丁寧に提示するなどの工夫も考えておきましょう。

またWEB問診システムを導入するためにツールを活用する際、誰でも管理しやすいデザインのものをおすすめします。管理しにくかったり、操作しにくかったりすると、別の管理担当者へ受け継ぐ際などに時間がかかってしまいます。

2.ホームページの改修などが必要

WEB問診システムを導入するとなると、クリニックのホームページの改修を行う必要があります。

たとえば、ホームページ内にWEB問診の受付を開始する旨を告知したり、WEB問診ページへのリンクを貼ったりする作業があります。パソコンに不慣れな方は、これらの作業に苦戦する恐れがあります。

また、 WEB問診システムの導入と同時に、電子カルテや予約システムを連携させる必要もあるでしょう。連携後は自動的に情報が処理されて業務の効率化につながりますが、連携するまで時間がかかってしまうケースもあります。

システム導入まで急ぎたい場合は、外部にシステム導入の依頼を行うことをおすすめします。

3.運用コストがかかる

WEB問診システムを導入するには、初期費用や維持費用など運用コストが必要です。そのためシステムを導入する前に、運用コストを算出して経費の準備が可能なのかを判断してから、WEB問診を取り入れると良いでしょう。

また運用コストの予算に限りがある場合は、完全にWEB問診を取り入れようとするのではなく、紙媒体の問診票と併用することをおすすめします。WEB問診に不慣れな患者のためにも、紙媒体の問診票も用意しておきましょう。

4.ユーザーによっては時間がかかる

患者の中には、スマホの操作に慣れていない方もいるでしょう。するとWEB問診システムを導入したのにも関わらず、ユーザーにとってはかえって手間が増えてしまう恐れがあります。

また、患者全員がインターネット環境が整っている場所にいたり、スマホを持っていたりするとは限りません。WEB問診システムを導入する前に、患者の年齢層や予約手段などから導入するか判断しましょう。

予約手段が電話予約とネット予約どちらも同じ割合である場合には、ネット予約をしている方のみWEB問診の対象とする、などの工夫を施すこともおすすめです。

さらにWEB問診で手間が増えるのを避けるために、誰でも操作しやすいデザインのツールを活用すると良いでしょう。

WEB問診票の作り方

WEB問診システムを導入する際、問診票の内容や項目を設ける必要があります。

ここでは、WEB問診票の作り方を紹介します。

1.専門用語の多用を避ける

WEB問診票を作成する際には、専門用語の多用には注意しましょう。専門用語を用いる場合には、他にわかりやすく伝わる言葉がないか考えてみましょう。

たとえば、「発疹」を「皮膚にブツブツ」、「血尿」を「尿に血が混じっている」などと変換できます。患者に伝わりやすい言葉を用いることに意識をして、専門用語がある場合には見直すことをおすすめします。

また誰にでも伝わるWEB問診票なのか判断するために、第三者からフィードバックをもらうと良いでしょう。医療関係者以外の方に確認してもらうことで、専門用語を無意識に使っている場合に気づけるでしょう。

2.痛みに関する項目を増やす

WEB問診票に欠かせない項目が、痛みに関する項目です。

ただ痛みが感じるのかを問う項目を設けるのではなく、痛みが生じる箇所に応じて項目を増やすと良いでしょう。たとえば、「頭痛」「腹痛」「腰痛」「筋肉痛」「喉の痛み」などがあります。

また、痛みに関する項目を一覧で表示すると、スマホ画面をスクロールして探したり、見失ったりする恐れがあります。そのような事態を避けるためにも、痛みの箇所をカテゴリ別で表示すると良いでしょう。

痛みの箇所をカテゴリ別で分ける場合は、「上半身」「下半身」「顔」「四肢」などと表すことがポイントです。スペース削減にもつながるので、どの患者にとっても見やすい問診票となります。

3.よくある症状を優先的に提示する

症状に関する項目を設ける場合は、よくある症状を優先的に提示しましょう。

よくある症状は、クリニックが何科であるかで異なります。たとえば小児科クリニックの場合は、発熱や鼻水、咳などがよくある症状に該当するでしょう。他にも耳鼻咽喉科や皮膚科などのさまざまなクリニックがあります。

また症状の項目を設ける際には、過去の問診票を参考にすることもポイントです。過去の問診票からよくある症状を確認したり、追加すべき症状の項目を確認したりすると良いでしょう。

4.薬だけではなく食べ物のアレルギーの項目も入れる

問診票では、「薬のアレルギーはありますか」という項目をよく目にするのではないでしょうか。アレルギーに関する項目を設ける際には、薬だけではなく食べ物のアレルギーがないかを問う項目も追加しましょう。

もし食べ物のアレルギーがある場合、肥満や栄養失調などで食事指導をする際に重要です。アレルギーである食べ物を避けながら効果的な食事の仕方を指導するためにも、事前に食べ物のアレルギーがないか聞いておく必要があります。

5.妊娠の可能性に関する項目を入れる

WEB問診票に項目を追加する際、「妊娠の可能性がないか」の項目を設けましょう。

妊娠しているか聞いておくことで、提供すべき薬の種類を明確にすることができます。患者側が妊娠していることを伝え忘れたり、薬を誤処方してしまったりすることを防げます。

ただし「妊娠していますか?」という項目の場合、妊娠している可能性がある方は「無」にチェックを入れるでしょう。そのため選択肢の中には、「妊娠している可能性がある」という選択肢も追加することをおすすめします。

WEB問診システムの導入におすすめのツール3選

WEB問診システムを導入する際、何から手をつけるべきか、どうやって導入すれば良いのかわからない方もいるでしょう。そのような方は、ツールを活用することをおすすめします。

ここでは、WEB問診システムの導入におすすめのツールを3つ紹介します。

1.Symview

Symviewは、株式会社レイヤードが提供しているツールです。

診療科目やWEB問診の目的に応じて、さまざまなテンプレートを多く扱っています。日本語だけではなく、英語で表記されているものや発熱外来問診、ワクチン予診票などがあります。

他にも、ラベル機能、HER-SYS連携、シェーマ、メール配信、アンケート機能、患者サイン、画像アップロード、OCR機能などの機能が備わっています。

シェーマとは、選択した身体の部位をテキスト)に自動変換できる仕様です。そのため身体の部位の名所がわからない方でも、問診票を簡単に進められます。

またSymviewの導入費用は、初期費用と月額費用がかかります。公式サイトには費用が記載されていないので、詳しい費用を知りたい方は問い合わせてみると良いでしょう。

2.Ace-connect

Ace-connectは、株式会社ARS(アルス)が提供しているツールです。

問診票の作り方は、テンプレートを登録して質問を追加していくのみです。質問を追加する手間を省きたい場合は、既存のテンプレートをそのまま使用できます。

問診結果は、診察日や患者番号で簡単に検索が可能です。回答結果をPDFで出力したり、カルテ記録用に変換した内容をクリップボードに保管したりすることもできます。

WEB問診の他に、WEB予約やナビゲーションシステム、WEB決済のサービスも提供しています。

またAce-connectの導入にかかる費用は、公式サイトに記載されていません。そのため詳しい費用を知りたい方は、電話やメールでの問い合わせを行いましょう。

3.ユビーAI問診

ユビーAI問診は、AIによる事前問診サービスを提供しているツールです。

AIは5万の医学論文を基礎に常に新しい情報を追加しているので、既に多くの医療機関で活用できます。非専門領域での聴取漏れ防止、研修医や若手医師の教育でも役立つでしょう。

また薬手帳や紹介状をスキャナで読み取ることで、該当箇所を即座に画像解析できる機能も搭載しています。そのため転記コスト削減や転記ミス防止にもつながります。

ユビーAI問診の導入にかかる費用は、病床数によって異なります。病床数が20床未満の場合は、無料トライアル期間を経てから月額料金が必要です。導入を開始するまでは、申し込みから1か月〜2か月ほどかかります。

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まとめ

WEB問診システムは、紙を用いらずにスマホ1つで問診を済ませられるシステムです。

WEB問診を導入することで、受付スタッフの業務負担を軽減できたり、感染症対策を行えたりするなどのメリットが得られます。

一方でホームページの改修を行う手間がかかったり、運用コストがかかったりなどのデメリットもあります。

WEB問診の導入を検討している方は、メリットだけではなくデメリットも把握した上で、本記事で紹介したWEB問診システムの導入におすすめのツールを参考にしてください。

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