アンケートメール設問作成や回答形式、配信から分析方法までのやり方を徹底解説
- 2024/02/09
- 2024/02/11
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目次
アンケートメールは、顧客の満足度やニーズを把握するための有効なツールです。しかし、アンケートメールを作成するには、押さえるべき重要なポイントがいくつもあります。
例えば、アンケートの目的が何かや、どのような設問を設定すべきか、また回答形式をどのように選ぶかなどです。それ以外にも、いつ、誰に、どのように配信するかや、回収したアンケート結果を分析し、どのように活用するかも考えなければなりません。
これらのポイントを考慮しなければ、せっかく実施したアンケートメールは効果的に機能しません。
そこで今回は、アンケートメールの作り方について、目的に合わせた設問や回答形式から配信、分析方法まで網羅的に詳しく解説します。これからアンケートメールの作成、配信をお考えの方は、ぜひ参考にしてください。
アンケートメールとは？メリットや注意点を解説
アンケートメールとは、電子メールでアンケート調査を依頼することです。
アンケートメールには、埋め込み型とリダイレクト型の2種類があります。埋め込み型は、メール本文に質問項目を含める方法で、回答者はメール内で直接回答できます。一方、リダイレクト型は、メールにアンケートページへのURLを添付する方法で、回答者はメールからリンクをクリックして回答する方式です。
アンケートメールのメリット
アンケートメールのメリットは、回答者にとって回答しやすいこと、回答率が高いこと、調査コストが低いこと、調査期間が短いこと、調査結果の集計・分析が容易なことなどが挙げられます。
アンケートメールを実施する際の注意点
アンケートメールを効果的に実施するためには、次のポイントに注意する必要があります。
- アンケートの目的や内容を明確に伝えること
- アンケートの質問数や回答時間を適切に設定すること
- アンケートの回答方法や回答期限を明記すること
- アンケートの回答者に対するインセンティブや感謝の気持ちを示すこと
- アンケートの結果や活用方法をフィードバックすること
アンケートメールの種類と特徴
アンケートメールの種類と特徴には、次のようなものがあります。
顧客満足度調査
顧客満足度調査は、既存の顧客に対して、商品やサービスの品質や満足度を測るためのアンケートメールです。
顧客満足度調査のメリットは、顧客の声を直接聞くことで、改善点やニーズを把握できること、顧客との関係を強化できること、顧客ロイヤルティを高めることなどです。
一方、デメリットは、回答率が低い場合や、回答者の属性が偏っている場合に、結果が正確でない可能性があること、回答内容に対して迅速に対応できないと顧客の不満を増やす可能性があることなどがあります。
商品開発調査
商品開発調査は、新しい商品やサービスを開発する際に、ターゲット市場のニーズや嗜好を調べるためのアンケートメールです。
商品開発調査のメリットは、市場の動向や競合の状況を把握できること、商品やサービスのコンセプトや価格設定などを検証できること、顧客の期待や要望を反映できることなどです。一方、デメリットは、回答者の数や質が十分でない場合に、結果が信頼できない可能性があること、回答者に商品やサービスの情報を漏らされるリスクがあることなどがあります。
市場調査
市場調査は、特定の市場や業界に関する情報や傾向を収集するためのアンケートメールです。
市場調査のメリットは、市場の規模や成長率、セグメントやニッチ、機会や課題などを分析できること、市場に参入するための戦略や方針を立てることができることなどです。一方、デメリットは、回答者の選び方やサンプリング方法が難しいこと、回答者の意見や感情が結果に影響すること、市場の変化に対応できないことなどがあります。
アンケートメールの設問の作り方のコツ5つ
以下では、アンケートメールの設問の作り方のコツを紹介します。効果的なアンケートメールの設問を作る際のコツは、次の5つです。
- 設問の数は最低限にすること
- 設問の内容は目的に沿うこと
- 回答形式は適切に選ぶこと
- 質問順序は最初から難しくしないこと
- 言い回しはシンプルにすること
それぞれ解説します。
1.設問の数は最低限にすること
アンケートの回答率を上げるためには、設問の数は必要なものだけに絞ります。
設問が多いと回答者が面倒に感じて離脱する可能性が高まります。一般的には、10問以内が目安です。
2.設問の内容は目的に沿うこと
アンケートの目的を明確にし、それに沿った設問を考えます。
目的と関係のない設問は回答者に不信感を与えるだけでなく、分析の際にも邪魔になります。
目的に応じて、顧客満足度、ブランドイメージ、コンセプト評価、広告効果などの観点から設問を作ることが大切です。
3.回答形式は適切に選ぶこと
回答形式には、単一選択、複数選択、マトリクス、順位法、自由記述などがあります。
設問の内容や回答者の負担に応じて、適切な回答形式を選びましょう。一般的には、選択式の方が記述式よりも回答率が高くなります。自由記述は、質的な意見を聞く場合や、選択肢に入らない回答を受け付ける場合に使うのが効果的です。
4.質問順序は最初から難しくしないこと
アンケートの質問順序は、回答者のモチベーションに影響します。
最初から難しい質問や個人情報を聞くと、回答者が嫌気がさして離脱する可能性があります。最初は簡単で興味を引く質問から始め、徐々に深くなるように配置しましょう。
また、質問の内容や回答形式が連続して同じにならないように、バラエティを持たせることが大切です。
5.言い回しはシンプルにすること
アンケートの言い回しは、回答者がすぐに理解できるようにシンプルにしましょう。
難しい言葉や専門用語、二重否定などは避けるのが無難です。また、質問の主旨がぼやけないように、一つの質問に一つの内容だけを聞くことも重要です。
アンケートメールのデザインのポイント4つ
次に、アンケートメールの見出しや本文のフォントや色、画像やロゴの配置、ボタンやリンクのデザインなどの視覚的な要素についてのヒントを紹介します。
アンケートメールのデザインのポイントは、次の4つです。
- 配色は統一感を持たせること
- フォントは読みやすさを重視すること
- 画像やロゴは適切なサイズと位置に配置すること
- ボタンやリンクは目立つようにデザインすること
それぞれ解説します。
1.配色は統一感を持たせること
アンケートメールの配色は、自社のブランドカラーやロゴの色に合わせて統一感を持たせましょう。
色の数は3色以内に抑え、目立たせたい部分にはコントラストの高い色を使います。配色に迷ったら、カラーツールなどを利用するのもおすすめです。
2.フォントは読みやすさを重視すること
アンケートメールのフォントは、読みやすさを重視することが重要です。
フォントの種類は2種類までにし、見出しと本文で区別します。フォントのサイズは、見出しは16px以上、本文は14px以上に設定するのがおすすめです。フォントの色は、背景色とのコントラストが高くなるように選びましょう。
3.画像やロゴは適切なサイズと位置に配置すること
アンケートメールの画像やロゴは、適切なサイズと位置に配置しましょう。
画像やロゴが大きすぎると、メールの重さや読み込み時間が増えて回答率が下がる可能性があります。また、画像やロゴのサイズは、メールの幅に合わせて調整し、必要な場合は圧縮します。
画像やロゴの位置は、メールの上部に置くことで、回答者に自社のブランドを印象付けることが可能です。
4.ボタンやリンクは目立つようにデザインすること
アンケートメールのボタンやリンクは、目立つようにデザインしましょう。
ボタンやリンクは、回答者にアンケートにアクセスしてもらうための重要な要素です。ボタンやリンクの色は、メールの配色とのバランスを考えながら、目につく色にします。
また、ボタンやリンクの形は、角を丸くしたり、影や立体感をつけたりして、クリックしやすくすることも重要です。さらに、ボタンやリンクのテキストでは、アンケートに参加することのメリットや簡潔さを表現しましょう。
アンケートメールの配信のタイミングと方法
アンケートメールの配信のタイミングと方法については、以下のポイントを押さえることが重要です。
配信日時を目的と対象者に合わせること
アンケートメールの配信日時は、アンケートの目的と対象者の特性に合わせて決めましょう。
一般的には、火曜日から木曜日の午前中がメールの開封率が高いとされています。しかし、対象者がビジネス関係者であれば、仕事の合間にメールをチェックする時間帯に合わせる必要があります。
また、対象者が個人であれば、週末や夜間など、メールに目を通す時間が多いと思われる時間帯に配信すると効果的です。
配信日時を決める際には、対象者の居住地域や時間帯を考慮することが重要です。
配信頻度は適度にすること
アンケートメールの配信頻度は、適度にすることが重要です。配信頻度が高すぎると、対象者が迷惑に感じてメールを開かなくなったり、配信停止を申し込んだりする可能性があるからです。一方、配信頻度が低すぎると、対象者がメールの存在を忘れてしまったり、アンケートの締め切りを逃したりする可能性があるでしょう。
配信頻度を決める際には、アンケートの目的や期間、対象者の関心度などを考慮します。また、アンケートの案内メールのほかに、リマインダーや感謝メールなども配信することで、回答率を向上させることも可能です。
件名や差出人をわかりやすくすること
アンケートメールの件名や差出人は、対象者がメールを開くかどうかに大きく影響します。件名は、アンケートの内容や目的、メリットなどが簡潔に伝わるようにするための工夫が必要です。差出人は、対象者が信頼できると感じるような名前や組織名を使うのがおすすめです。
件名や差出人を決める際は、対象者のニーズや関心に応えるように工夫しましょう。
スパム判定を回避するために注意すべきこと
アンケートメールがスパム判定されてしまうと、対象者がメールを受け取ることができません。
スパム判定を回避するためには、以下のような注意点があります。
- メールの送信元のドメイン名やIPアドレスが信頼できるものであることを確認すること
- メールの件名や本文にスパムと判断されやすい単語や記号を使わないこと
- メールの本文に画像やリンクが多すぎないことを確認すること
- メールの本文に文字化けや誤字脱字がないことを確認すること
- メールの配信停止や配信設定の変更などの方法を明記すること
アンケートメールの回答率を高めるコツ5つ
以下では、アンケートメールの回答率を高めるコツを5つ紹介します。これらを押さえることで、対象者がアンケートに回答してくれる確率を上げることが可能です。
- 回答期限を設定する
- リマインドメールを送る
- インセンティブを用意する
- 感謝の表現をする
- アンケートを簡潔で楽しいものにする
それぞれ解説します。
1.回答期限を設定する
回答期限を設定することで、回答者に緊急感や責任感を与えることができます。期限がないと、回答を先延ばしにしたり忘れたりする可能性が高くなるため、効果的です。
期限はあまり長くせず、1週間以内にするのがおすすめです。
2.リマインドメールを送る
回答期限の前に、リマインドメールを送ることで、回答者にアンケートの存在を再度認識させることが可能です。リマインドメールは、回答期限の数日前や前日に送るのが効果的です。
リマインドメールでは、アンケートの趣旨や目的、回答にかかる時間、回答期限、謝礼の有無などを簡潔に伝えましょう。
3.インセンティブを用意する
アンケートに回答してもらうために、何らかのインセンティブを用意することが有効です。インセンティブとしては、商品券やギフトカード、ポイントやクーポンなどがあります。
インセンティブの金額や種類は、アンケートの内容や対象者に合わせて決めましょう。また、インセンティブを用意する場合は、アンケート依頼メールやリマインドメールで明記することが大切です。
4.感謝の表現をする
アンケートに回答してもらうことは、回答者にとっては負担であることを忘れないでください。回答者に感謝の気持ちを伝えることで、協力意欲を高めることができます。
感謝の表現は、アンケート依頼メールやリマインドメール、アンケートの最後のページなどで行います。
5.アンケートを簡潔で楽しいものにする
アンケートの回答率を高めるためには、アンケート自体を簡潔で楽しいものにすることが重要です。そこで、アンケートの設問数は最低限に絞り、回答にかかる時間は10分以内にするのがおすすめです。また、回答形式は選択式にし、自由回答を少なくするようにしましょう。
アンケートに楽しさを加える方法としては、イラストや写真を使ったり、ユーモアやクイズを入れたりする方法があります
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アンケートメールの分析と活用方法
次に、アンケートメールの分析と活用方法について解説します。
回答データの集計と分析の手順
アンケートメールの回答データは、単純集計、クロス集計、自由記述集計などの方法で集計します。
単純集計では、質問ごとに回答者数や割合、平均値などを確認し、クロス集計では、複数の項目を掛け合わせて詳細な分析を行います。また、自由記述集計では、回答者の自由な意見や感想をカテゴリー分けしたり、頻出単語や相関性を分析したりするのが特徴です。
集計したデータを分析する際には、アンケートの目的や内容に応じて適切な分析手法を選びましょう。代表的な分析手法には、決定木分析、主成分分析、アソシエーション分析、クラスター分析、時系列分析などがあります。分析することで、回答者の特徴や傾向、関連性や因果関係、変化や予測などが明らかになります。
グラフや表の作成の仕方
集計や分析の結果をグラフや表で作成することで、データの可視化や理解がしやすくなります。
グラフや表を作成する際には、以下の点に注意しましょう。
グラフや表の種類は、データの特徴や目的に合わせて選びます。例えば、割合や比率を表すなら円グラフや棒グラフ、関連性や傾向を表すなら散布図や折れ線グラフなどが適しています。
また、グラフや表のタイトルや軸ラベル、凡例などは、データの内容や意味が分かりやすいように記載し、不要な情報や装飾を省くようにしましょう。
グラフや表の色や形は、データの区別や強調に役立ちますので、色や形の使い方を統一し、対比や対照が明確になるようにすることが大切です。
結果のレポートや共有の仕方
グラフや表を含めたアンケートメールの分析結果をレポートにまとめて、関係者や利用者に共有しましょう。
レポートや共有の方法には、以下のようなものがあります。
メールやSNSなどのオンラインツールを使って、レポートの概要やリンクを送信します。オンラインツールを使うことで、迅速に広く情報を伝えることが可能です。
また、プレゼンテーションやミーティングなどのオフラインツールを使って、レポートの詳細や解説を行うこともできます。オフラインツールを使うことで、質疑応答やフィードバックを受けることが可能です。
レポートや共有の方法を選ぶ際には、分析結果の目的や重要度、対象者の属性や関心などを考慮しましょう。例えば、経営層に対しては、分析結果の要点や意味、提言などを簡潔に伝えることが重要です。
改善策の立案や実行の仕方
アンケートメールの分析結果をもとに、改善策の立案や実行を行いましょう。
改善策の立案や実行の方法には、以下のようなものがあります。
分析結果から課題や問題点を洗い出し、原因や影響を分析します。課題や問題点は、具体的かつ測定可能なものにすることが重要です。
課題や問題点に対しては、目標や指標を設定しましょう。目標や指標は、明確かつ達成可能なものである必要があります。
次に、目標や指標に沿って、改善策やアクションプランを策定します。改善策やアクションプランは、実行可能かつ効果的なものでなければなりません。
最後に、改善策やアクションプランを実行し、結果や効果を評価しましょう。評価は、定期的に行い、必要に応じて改善策やアクションプランの修正を行います
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アンケートメールの成功事例
以下では、アンケートメールの成功事例と失敗事例を紹介します。
株式会社セレブリックスの成功事例
株式会社セレブリックスでは、商談前にアンケートメールを送り、顧客の課題感を確認することで、問い合わせの商談化率を高めました。
成果として、回答者の課題感やニーズを把握し、営業の提案精度を向上させました。また、問い合わせから商談への到達率を2割増加させることに成功しています。
教訓として、アンケートメールの目的を明確にし、必要な設問数に絞ることが重要としています。このように、回答者に負担をかけないようにすることで、回答率や回答品質を高めることに成功しました。
ニッセイ株式会社の成功事例
ニッセイ株式会社では、展示会で来場者にiPadでアンケートメールを入力してもらい、回収率を高めることに成功しました。
成果として、アンケートメールのデジタル化により、回収率を従来の2～3％から30％強にまで高めることに成功しています。また、回答データをリアルタイムで分析し、営業に活用できるようになったことも特筆すべきポイントです。
このように、アンケートメールの形式や手段を工夫することで回答者の協力意欲を高め、デジタル化によってデータの収集や分析のスピードや正確さを向上させられたことが大きな要因となっています。
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アンケートメールのまとめ
このように、アンケートメールを行うことは、市場調査や顧客満足度調査、商品開発調査などに欠かすことのできない施策の1つです。ただし、効果的なアンケートを実施しなければ、アンケートだけでなく、その結果を活用したマーケティング施策全般に影響が出る可能性があります。
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