「ビジネスでのヒアリングの重要性がわからない」

「ヒアリングする際に効率的な方法を知りたい」

上記に当てはまる方はいませんか？

ビジネスにおいてヒアリングは最も大切な営業活動の一つです。

ヒアリングがおろそかになると、重要な情報を聞き漏らしたり顧客ニーズを引き出せなかったりします。

今回の記事ではビジネスでのヒアリングの重要性や、ヒアリングを効率化させる方法を徹底解説します。

記事をお読みいただければ、ビジネスでのヒアリングについて理解が深まり、より効率的に高度なヒアリングが可能になるでしょう。

ぜひ最後までお読みください。

ビジネスでヒアリングが重要な3つの理由とは？

ビジネスをスムーズに進めるためにも、ヒアリングはとても大切な営業活動の一つです。

ヒアリングをおろそかにすると、顧客ニーズを引き出しきれず失注につながる可能性もあります。

ヒアリングが重要な理由は以下の3つです。

1. 顧客の抱えている課題や現状を把握するため
2. 予算など提案する上で必要な情報を知るため
3. ニーズを引き出し最適な提案をするため

それぞれの理由について詳しく解説します。

1.顧客の抱えている課題や現状を把握するため

ビジネスではヒアリングをする際に、まず顧客が抱えている課題や現状について把握する必要があります。

ヒアリングをすることで顧客の状況を整理することが大切です。

「顧客の課題を解決できるのか」、「自社でどのようなサービスを提案すれば良いのか」考えるためにも、ヒアリングを行い顧客の課題と現状を把握しておきましょう。

2.予算など提案する上で必要な情報を知るため

ヒアリングする際には、必ず顧客が自社に対してどれほどの予算を動かせるのか確認しておきましょう。

予算次第では、こちらにメリットがあるばかりか自社サービスの提案が難しく値下げ交渉される可能性もあるからです。

もし顧客の予算が少なかったとしても、限られた予算の中で自社で提供できるサービスがあるのか検討しましょう。

対応次第では次回からも継続して取引してもらえる可能性もあります。

3.ニーズを引き出し最適な提案をするため

ヒアリングする際には、「顧客は自社に対して何を求めているのか」について考えましょう。

顧客ニーズを正確に引き出し最適なサービスの提供をすることで、自社の得意先を作ることにもつながります。

ビジネスでヒアリングを行うための6つの工程とは？

ビジネスでヒアリングを行う流れを大きく6つの工程に分けて解説します。

営業する際には、どの企業でも必ず以下の6つの工程を徹底して行っています。

1. アイスブレイク　
2. 顧客が抱えている課題や現状の把握を行う
3. 顧客が抱えている課題についての改善案を提示
4. 顧客の課題解決に向けた自社サービスの提案
5. 不明点・気になる点のヒアリング
6. 次回の商談予定をすり合わせする

それぞれの工程について詳しく解説します。

1.アイスブレイク

アイスブレイクとは緊張をほぐすための雑談のようなものです。

初めての営業先はお互いに緊張しているため、アイスブレイクを念入りに行うのが良いでしょう。

アイスブレイクすることで、担当者との距離を縮められます。

あらかじめ営業先の業界知識を予習しておくと、スムーズに進められるでしょう。

2.顧客が抱えている課題や現状の把握を行う

アイスブレイクしたあとは、商談に入ります。

まずは顧客が抱えている課題や現状の把握を行いましょう。

顧客からヒアリングすることで、顧客の課題は自社サービスで解決できる問題なのかわかります。

顧客の悩みを正しく理解することで、こちらから提案しやすくなります。

顧客の悩みを理解しないまま無理やり提案を進めると、失注につながるので注意しましょう。

3.顧客が抱えている課題についての改善案を提示

顧客の課題や現状について把握したあとは、顧客の課題に対しての改善案を提示しましょう。

改善案を提示し、顧客の反応や解決にむけた温度感をチェックすることが大切です。

温度感が低いと提案が通りにくかったり、失注したりする可能性があります。

顧客が課題解決に向けて真剣に取り組むスタンスなのかがわかるので、改善案を提示したあとの反応を確認しておきましょう。

4.顧客の課題解決に向けた自社サービスの提案

改善案を提示して反応や温度感をチェックしたあとは、課題解決に向けた自社サービスの提案を行います。

自社サービスを提案する際には、自社サービスの良さをアピールすることが大切です。

営業に向かう前に、あらかじめ顧客の反応に対して上手く切り返しできるように、サービス知識を深めておきましょう。

自社サービスを利用してどのようなメリットが得られるのか、利用シーンをイメージさせることが大切です。

5.不明点・気になる点のヒアリング

顧客に対して自社サービスを提案したあとは、不明点や気になる点がないか確認しましょう。

顧客の不明点や気になる点を解消すれば、成約につながる可能性が高まります。

正しく答えられるように、あらかじめ自社サービスに対する知識を深めておくことが大切です。

6.次回の商談予定をすり合わせする

顧客への提案や質疑応答を済ませたあとは、必ず次回の商談予定のスケジュールをすり合わせしておきましょう。

検討だけで終わってしまうと、次回の商談につながらず失注する可能性が高まります。

また、競合他社と比較された場合には他社に取られる可能性があるため、必ず次回のスケジュールをすり合わせしておくことで成約につながります。

ビジネスでヒアリングシートが必須な3つの理由とは？

ヒアリングシートはビジネスでヒアリングを行う際に、必須レベルで活用されています。

ヒアリングシートを上手く活用することで、成約率が高まるでしょう。

ビジネスでヒアリングシートが必須な理由は以下の3つです。

1. ヒアリングレベルを統一するため
2. 必要な情報のヒアリング漏れをなくすため
3. ヒアリングした内容を社内で分析するため

それぞれの理由について詳しく解説します。

1.ヒアリングレベルを統一するため

ヒアリングシートを活用しない場合は、担当者によってヒアリングレベルにバラつきが発生する問題があります。

担当者によってヒアリングの得意不得意もあるでしょう。

その結果、顧客の求めるニーズを把握できなかったり課題を深掘りできなかったりして、最適な提案をできない可能性があります。

ヒアリングシートを活用すれば、上記のような問題点は一気に解決できます。

あらかじめヒアリングシートには必ずヒアリングする項目を入れておくことで、ヒアリングレベルを統一できるでしょう。

2.必要な情報のヒアリング漏れをなくすため

ヒアリングシートを活用しない場合、担当者によってヒアリング内容に差が出てしまいます。

特に、抱えている課題などを正しくヒアリングできていない場合、失注してしまう可能性もあるでしょう。

ヒアリングシートを活用して、あらかじめヒアリングする項目を入れておくことでヒアリング漏れを起こしにくくなります。

どの担当者でもヒアリング漏れを起こさないように、ヒアリングシートを活用しましょう。

3.ヒアリングした内容を社内で分析するため

ヒアリングシートはツールで簡単に作成できます。

ツールを活用して作成したヒアリングシートは、ヒアリングした内容をデータ上で管理できるのが特徴です。

ツールの中にはスプレッドシート連携できるものもあり、ヒアリングした内容をリアルタイムで集計できます。

ヒアリングした内容を持ち帰り、ヒアリングした内容の分析や次回の提案内容について社内で打ち合わせできるのでおすすめです。

ビジネスで使うヒアリングシートの5つの項目とは？

ヒアリングシートには必ず入れるべき5つの項目が存在します。

これから解説する5つの項目をヒアリングシートに入れておけば、自社サービスを提案する際に必要な情報がすべてわかります。

1. 顧客が抱えている課題について
2. 抱えている課題に対するアクションをとっているか
3. 自社サービスに求めていること
4. 予算や納期の希望について
5. 誰が決裁権を持っているか

それぞれの項目について詳しく解説します。

1.顧客が抱えている課題について

ほとんどの商談では、必ず最初に「顧客が抱えている課題」についてヒアリングします。

課題や悩みを深掘りすることで、自社で対応できるのか切り分けできます。

顧客の課題や悩みを正確にヒアリングすれば、顧客のニーズを把握できるでしょう。

2.抱えている課題に対するアクションをとっているか

顧客が抱えている課題に対して、既に何かアクションをとっているのか確認しましょう。

アクションをとっている場合、どのようなアクションなのかヒアリングすることが大切です。

具体的には、競合他社のサービスを利用しているかどうかについてヒアリングします。

利用している場合は、利用しているサービスの中で何か困っていることはないか確認しましょう。

3.自社サービスに求めていること

顧客は自社に対してどのようなことを求めているのか把握することは大切です。

自社に対して期待していることについてヒアリングしておきましょう。

顧客の期待に応えられれば、成約率アップにつながります。

4.予算や納期の希望について

自社サービスの商談を行うにあたって、顧客の予算や納期のヒアリングは必須です。

顧客の予算が限られている場合は、値下げ交渉されたりこちらから値下げを申し出たりする場合もあります。

もしくは、予算内でできることの提示をすると良いでしょう。

納期を確認しておけば、納期から逆算してスケジュールを組み立てられます。

5.誰が決裁権を持っているか

ヒアリングする際には、誰が決裁権を持っているか必ず確認しておきましょう。

決裁権を持っていない担当者の場合、納品物に対して担当者はOKしても決裁権を持った人物がNGを出す可能性もあります。

決裁権を持った人物と直接コンタクトを取れるのが理想ですが、コンタクトが取れない場合は決裁権を持つ人物の人物像などを確認しておくと良いでしょう。

納品物に対する修正を減らせる可能性があります。

ビジネスでヒアリングを効率化させるためのおすすめツールとは？

ビジネスでヒアリングを効率化させるためのおすすめツールを3つご紹介します。

各ツールの比較表を作成しました。