インタビュー調査の依頼では、断られてしまうことも多くあるため、思うようにアポイントが取れずに悩む方も少なくありません。

しかし、相手の関心や状況を考慮したアプローチや、伝え方の工夫次第で成功率を大きく高めることが可能です。

実際に、準備やタイミング、パーソナライズされたメッセージの活用など、いくつかのポイントを押さえるだけでアポイント獲得の成果が向上した事例も報告されています。

そこで今回は、インタビュー調査の依頼で断られないアポの取り方や成功するコツを解説しますので、ぜひ参考にしてください。

インタビュー調査の依頼が断られる理由と事前準備の重要性

なぜインタビュー依頼が断られるのか？よくある理由5つ

インタビューの依頼が断られる理由には、主に次の5つが挙げられます。

1.多忙・時間がない

相手が業務やプライベートで忙しく、インタビューに割く時間がない場合が最も多いです。

2.依頼の趣旨・目的が不明確

「なぜ自分に依頼したのか」「何のための調査か」が伝わらないと、協力する意義を感じにくく断られやすくなります。

3.内容や負担が大きい

長時間拘束や準備が必要など、負担が大きいと敬遠されます。

4.個人情報やプライバシーへの不安

発言内容の公開範囲や取り扱いが不明確な場合、リスクを感じて断ることがあります。

5.依頼先の選定ミス

その人にふさわしくないテーマや、相手の専門性・関心に合わない内容だと「なぜ自分が？」と疑問を持たれ断られる原因になります。

インタビュー依頼を断られないための事前準備とチェックリスト

インタビュー依頼を断られないための事前準備については、以下をチェックしてみてください。

• 調査目的・依頼理由を明確にし、簡潔に説明できるか
• 相手の専門性や興味に合ったテーマや質問設計になっているか
• 依頼内容（所要時間・方法・公開範囲など）を具体的に伝えているか
• プライバシーや発言内容の取り扱いについて配慮・説明しているか
• 相手のスケジュールや都合に最大限配慮しているか
• 依頼文や連絡方法が丁寧で誠意が伝わる内容になっているか

これらを準備・確認することで、インタビューを受けてもらえる確率が高まるでしょう。

相手の立場に立った依頼の考え方

インタビューを依頼する際は、「相手にとってのメリット」や「協力する意義」を明確に伝えることが重要です。

例えば「業界の知見を社会に広めたい」「御社の取り組みを多くの人に知ってもらいたい」など、相手が協力したくなる理由を用意しましょう。

また、負担を最小限にする配慮や、インタビュー後のお礼・フィードバックも忘れずに伝えることで、信頼感と安心感を与えられるでしょう。

成功率を上げるための調査設計のポイント

インタビューの成功率を上げるためには、以下のポイントを押さえることが重要です。

• 企画の中身や質問内容が魅力的かつ分かりやすいことが大前提。
• 「なぜこの人にお願いしたいのか」を明確にし、依頼先の選定に根拠を持つ。
• 所要時間や方法（対面・オンライン等）を柔軟に設定し、相手の都合に合わせる。
• 依頼文や説明資料は簡潔かつ丁寧に、相手の負担を減らす工夫をする。
• 断られても原因を振り返り、次回に活かすPDCAを回す。

これらの事前準備の徹底が、インタビュー依頼の成功率を大きく左右します。

効果的なアポ取りメールの書き方と例文

依頼メールに必須の9つの要素｜6W3H

依頼メールには「6W3H」の情報を漏れなく記載することが重要です。これにより、相手が協力を判断しやすくなり、返信率も向上します。

相手の心を動かす件名の付け方

件名は「【〇〇についての取材依頼】【〇〇のお願い】【〇〇のご相談】」など、用件が一目で分かる表現を使いましょう。

また、会社名や自分の名前も入れると、安心感と信頼感が増すためおすすめです。

緊急の場合は「【至急】」などを冒頭に加え、優先度を明確にします。

【例文付き】業界・目的の依頼メール文例

以下で、業界・目的別のインタビュー依頼メールの文例を紹介します。

例1：BtoB企業向けインタビュー依頼

件名：【〇〇に関するインタビューご協力のお願い】

株式会社△△（担当：山田）

株式会社□□御中　

ご担当者様

突然のご連絡失礼いたします。株式会社△△の山田と申します。

このたび、貴社の〇〇に関する取り組みについて、貴重なお話を伺いたくご連絡いたしました。

【インタビュー概要】
目的：業界の最新動向についてのご意見収集
内容：貴社のご経験やご意見に関するご質問（事前に質問リスト送付可）
方法：オンライン（Zoom）または貴社オフィス訪問
日時：〇月〇日～〇月〇日でご都合の良い日時（30分程度）
謝礼：5,000円のAmazonギフト券進呈

ご多忙中恐縮ですが、ご協力いただけますと幸いです。ご検討のほど、どうぞよろしくお願いいたします。

例2：建設業界向けBtoBマーケティング調査依頼

件名：【建設業界BtoBマーケティングご担当者様へのインタビューご協力のお願い】

株式会社〇〇・田中

株式会社△△御中

マーケティングご担当者様

いつも大変お世話になっております。株式会社〇〇の田中と申します。

現在、建設業界におけるBtoBマーケティング戦略の実態調査を進めており、貴社のご経験や取り組みについてぜひお話を伺いたく、ご連絡いたしました。

【インタビュー概要】

目的：建設業界の最新マーケティング施策の実態把握

内容：貴社の事例や課題、今後の展望について（事前質問リスト送付可）

方法：オンライン（Zoom）またはご訪問

日時：〇月〇日～〇月〇日でご都合の良い日時（30分程度）

謝礼：5,000円分のギフトカード進呈

ご多忙のところ恐縮ですが、ご協力いただけますと幸いです。ご検討のほど、どうぞよろしくお願いいたします。

例3：製造業向けDX推進インタビュー依頼

件名：【DX推進に関するインタビューご協力のお願い】

株式会社〇〇・鈴木

株式会社△△御中

DX推進ご担当者様

突然のご連絡失礼いたします。株式会社〇〇の鈴木と申します。

弊社では現在、製造業におけるDX（デジタルトランスフォーメーション）推進の実態と課題に関する調査を行っております。そこで、貴社の先進的な取り組みやご経験をぜひお聞かせいただきたく、ご依頼申し上げます。

【インタビュー概要】

目的：製造業DX推進の成功要因・課題抽出

内容：DX導入プロセス、現場の課題、今後の展望など

方法：オンライン（Teams/Zoom）またはご訪問

日時：ご都合の良い日時（30～40分程度）

謝礼：Amazonギフト券5,000円分

ご多忙中恐縮ですが、ご協力のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

返信率を高めるメール送信のタイミング

一般的に、平日午前10時～11時、午後2時～4時が最もメールが開封・返信されやすい時間帯といわれています。また、月曜朝や金曜夕方、祝日前後は避けるのが無難です。

フォローアップメールの効果的な送り方

メールの送信後に返信がない場合は、3～5営業日後に丁寧なリマインドメールを送ります。

「先日ご連絡差し上げた件について、ご検討状況をお伺いできますと幸いです」と相手を急かさず、配慮ある表現を心がけましょう。

インタビュー依頼メールを作成する際のポイントのまとめ

インタビュー依頼メールを作成する際のポイントを以下でまとめます。ぜひ参考にしてください。

上記のように、6W3Hを押さえ、相手の立場や負担に配慮したメールを送ることが、効果的なアポ取りのポイントとなります。

▼ビジネスにおいて「ヒアリングの質」は、その後の提案の精度や成果を大きく左右します。しかし、実際の現場では以下のような悩みがよく聞かれます。

• 「何をどこまで聞けばいいのかわからない」
• 「毎回ヒアリングの内容が属人化していて、標準化できない」
• 「新人や外注メンバーにヒアリング業務を任せにくい」
• 「案件ごとに内容が違うため、毎回シートをゼロから作ってしまう」

下記のヒアリングシートテンプレートでは、上記のような現場の課題を解決するためにWeb制作・採用・営業・ブランディングなど、用途別・目的別にヒアリング項目が体系立てられており、誰でもすぐに使えるフォーマットになっています。

さらに、テンプレートには診断ノウハウやチェック項目も付属していますので、ヒアリングを通じて「課題の構造化」や「次のアクション提案」まで自然に導けます。

無料でダウンロードできますので、ぜひご活用ください。

電話でのアポ取りを成功させるコツと話し方

電話アポ取りの基本的なマナーと流れ

電話でのアポ取りでは、まず自分の名前と会社名を明確に伝え、挨拶をしっかり行うことが信頼の第一歩です。次に、目的を端的に伝え、要点は簡潔にまとめましょう（長い説明は避けること）。

了承を得られたら、相手の都合を確認して、アポイント日時や所要時間を具体的に提示します。話が終わったら、お礼を述べて丁寧に電話を切るのが基本です。

第一印象で信頼を獲得する話し方のポイント

電話をする際は、明るくハキハキとした声、落ち着いたトーンを意識し、早口や小声は避けましょう。メリハリのある話し方で、聞き取りやすさと誠実さを伝えることが重要です。

最初の挨拶・名乗りを丁寧にし、堅すぎず親しみやすい雰囲気を心がけましょう。

断り文句への効果的な切り返しトーク例

断り文句への効果的な切り返しトーク例としては、以下を参考にしてください。

• 「今は忙しい」→「ご多忙のところ失礼いたしました。ご都合の良いお時間を改めてお伺いできますでしょうか？」
• 「興味がない」→「貴社の〇〇のご状況をぜひお聞かせいただき、今後の参考にさせていただければと存じます」
• 「担当者がいない」→「いつ頃ご在席でしょうか？改めてお電話させていただいてもよろしいでしょうか？」

電話をかける最適なタイミングと時間帯

BtoBの場合、午前10時～12時、午後2時～4時が比較的つながりやすい時間帯です。

会議や始業直後、終業間際は避け、相手の業界特性も考慮しましょう。

担当者が不在の場合は、在席時間をヒアリングして再度かけ直すのが有効です。

緊張せずに話すための事前準備方法

トークスクリプト（台本）や要点メモを用意し、事前に声に出して練習しておくと安心です。

相手企業や担当者の情報をリサーチし、想定問答や断り文句への返答も必ず準備しておきましょう。

電話のアポ取りを成功させるコツのまとめ

電話のアポ取りを成功させるコツを以下でまとめますので、ぜひ参考にしてください。

▼下記の資料では、ヒアリング活動によってお客様のお問合せやCVRの向上を達成できた実例を紹介しています。ぜひ参考にしてください。

相手に「協力したい」と思わせる依頼のコツ

調査目的を明確に伝える方法

最初に「なぜこの調査が必要か」「どんな課題や仮説があるか」を簡潔に説明しましょう。

なぜなら、目的が曖昧だと協力意欲が高まらないからです。

「業界の現状を把握し、より良いサービス開発に活かしたい」など、相手が納得できる理由を伝えることが大切です。

相手のメリットを具体的に提示するテクニック

「御社の取り組みを広く紹介できる」「業界全体の課題解決に貢献できる」「調査結果をフィードバックする」など、協力することで得られる具体的なメリットを明示しましょう。

返報性の原理や「フット・イン・ザ・ドア」など、まず小さな協力から始めてもらう心理テクニックも有効です。

信頼関係を築くための自己紹介と会社紹介

自分や会社の実績、信頼できる背景を簡潔に伝えましょう。

「〇〇社で〇〇の実績がある」「責任を持って情報管理を行う」など、安心感を与える情報を盛り込むことが重要です。

さらに、メリットとデメリットの両面提示（両面提示法）を活用し、誠実な姿勢を示すことで信頼度が上がります。

所要時間や負担を軽減する配慮の伝え方

「30分以内で終了」「ご都合に合わせてオンラインも可能」など、相手の負担が最小限で済む工夫や選択肢を提示します。

また、複数の候補日時を提示し、柔軟に対応できる姿勢も伝えましょう。

謝礼や成果物の提供について

「ご協力いただいた方には〇〇の謝礼を用意」「調査結果の要約を後日ご提供」など、具体的な謝礼や成果物の提供を明記すると、協力意欲が高まるでしょう。

協力依頼のコツのまとめ

インタビューへの協力を依頼する際のポイントを以下にまとめますので、ぜひ参考にしてください。

上記のように、相手に「協力したい」と思わせる依頼のコツは、誠実さ・配慮・信頼感・メリット提示の4点を意識することが重要です。

▼下記の資料では、実際にアンケートを作成する際に回答率の高いアンケートを作成するために『どんな項目があるばべきか』『回答率の高いアンケートの特徴』など、実例を交えながら解説しいます。

アンケート作成でお悩みのある方は、下記の資料を参考にしながら効果的ななアンケートの作成方法を確認してみてください。

断られにくい依頼タイミングと対象者の選び方

依頼に適した時期と曜日・時間帯の選び方

ビジネス目的でインタビューの依頼をする際は、始業後30分以降～昼休憩30分前、昼休憩後～終業1時間前が最適です。朝はメール処理や朝礼で忙しく、昼休憩や終業間際は避けましょう。

曜日は水曜・木曜が比較的余裕があり、月曜朝や金曜夕方は避けるのが無難です。

また、業界ごとの繁忙期やイベント時期も考慮して、相手の都合を最優先に調整しましょう。

効果的な対象者スクリーニングの方法

ターゲットとなる属性（役職、業種、経験年数など）を明確にし、事前アンケートやWebフォームで条件を絞り込むのが効果的です。

過去の顧客リストやSNSフォロワー、展示会名刺などからリストアップし、「なぜこの方に依頼するのか」を明確にして選定しましょう。

紹介やリファラルを活用したアプローチ

信頼できる第三者からの紹介（リファラル）は、断られにくく、協力意欲も高まりやすい方法です。

共通の知人や既存顧客、業界団体のネットワークを活用し、「〇〇さんからご紹介いただきました」と伝えることで心理的ハードルを下げられるでしょう。

業界イベントや展示会での依頼タイミング

業界イベントや展示会は、新しい情報や人脈が集まるため、インタビュー依頼の絶好のタイミングです。

会場で直接声をかけることで熱量が伝わりやすく、名刺交換後すぐに簡単な依頼や後日の打診を行うと効果的です。

SNSやオンラインでの関係構築から始める方法

SNS（LinkedIn、Xなど）やオンラインコミュニティで日頃から情報交換やコメントを重ね、信頼関係を築いておくと、依頼時の心理的ハードルが下がります。

いきなり依頼するのではなく、まずは相手の投稿にリアクションし、徐々に距離を縮めてから正式な依頼をすると成功率が上がるでしょう。

断られにくい依頼タイミングと対象者選定のまとめ

以下に、断られにくい依頼タイミングと対象者選定のポイントをまとめますので、ぜひ参考にしてください。

上記のように、相手の都合・心理に寄り添ったタイミングとアプローチが、依頼成功のポイントです。

▼下記からは、Interviewzのデジタルギフト付きのアンケートに関する詳しい内容を無料でダウンロードできます。

このサービスを活用することで、通常のアンケートに比べて平均回答率が約2.8倍に改善された事例があります。ヒアリングやアンケートを効率的・効果的に改善したいとお考えの方は、ぜひご参照ください。

【実践編】依頼からインタビュー実施までの流れ

依頼承諾後の日程調整と事前準備

インタビュー依頼が承諾されたら、具体的な日程調整を速やかに行います。複数の候補日時を提示し、相手の都合を最優先に調整することが大切です。

日程が決まったら、実施方法（対面・オンライン）、所要時間、当日の流れ、事前資料や質問リストの送付有無などを明確に伝えましょう。また、録音・録画の可否や謝礼の案内も事前に説明しておくと安心です。

インタビュー前の最終確認事項

前日または当日朝に、リマインドメールで日時・方法・接続URL（オンラインの場合）・持ち物や準備事項を再度確認します。担当者や会場の連絡先も明記し、急な変更やトラブル時の連絡体制を整えておきましょう。

質問リストや資料も再度チェックし、目的やゴールを明確にしておくことが大切です。

当日の進行とフォローアップ

インタビュー当日は、冒頭で改めて目的や所要時間、録音の有無を説明し、相手の緊張をほぐすアイスブレイクから始めます。本題では、オープンクエスチョンを中心に傾聴し、相手の発言を尊重しましょう。終了後は丁寧にお礼を伝え、謝礼や今後の流れについても案内します。

インタビュー直後に簡単なフォローアップメールを送り、協力への感謝を改めて伝えると好印象です。

調査結果の共有と感謝の伝え方

調査がまとまったら、結果の要約やフィードバックを簡潔にまとめて共有します。個人が特定されない形での共有や、相手の意見がどのように活かされたかを伝えると、信頼感が高まります。

そして、再度、協力への感謝を丁寧に伝えましょう。

継続的な関係構築のためのポイント

インタビュー後も、定期的な情報提供や近況報告、関連イベントの案内などでつながりを維持しましょう。

相手の意見や協力が今後どのように活かされたかを伝えることで、「また協力したい」と思ってもらえる関係性が築けるでしょう。

▼Interviewz（インタビューズ）は、ノーコード型のSaaSツールで、顧客ヒアリングの効率化をサポートするために設計された画期的なソリューションです。

インタビューズは、以下の特徴を兼ね備えています。

• 簡単な操作性

タップ操作だけで、診断や質問がスムーズに行えます。技術的な知識がなくても直感的に操作できるので、誰でも簡単に利用できます。

• 多彩な連携機能

SlackやGoogleスプレッドシートなど、外部ツールとの連携が可能です。これにより、データの共有や分析がより効率的になります。

• EFO（入力フォーム最適化）機能

ユーザーの負担を軽減するために、入力フォームを最適化しています。これにより、ストレスなく情報を収集することが可能です。

• マーケティング調査にも対応

カスタマーサポートやアンケート収集、マーケティング調査など、さまざまな場面で活用できる柔軟性を持っています。

上記のように、「インタビューズ」は顧客ニーズを正確に把握し、効果的なマーケティング戦略を実現するために欠かせないツールです。より詳しい情報や導入事例について知りたい場合は、ぜひ下記のサービス概要をご参照ください。

効率的にインタビューを実施するならインタビューズがおすすめ！

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このような多機能かつ使いやすいプラットフォームとして、インタビューズはインタビュー実施の効率化に強くおすすめできるツールです。

インタビューズのヒアリングツールは、アンケート調査の分析や効率化に最適です。また、インタビューズでは、14日間の無料トライアル期間でも全ての機能を利用可能ですので、ぜひこの機会にお試しください。

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▼Interviewz（インタビューズ）の主な活用方法

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