弁護士などの士業に携わる方は、日々の業務の中で、無料相談など多数の法律相談を受ける機会が多いことでしょう。

このような時に、

「法律相談を受ける際に、ヒアリングを効率化させたい」

「状況に合わせたヒアリングシートの具体例が知りたい」

と感じる方も多いはずです。

法律相談を受ける際に、少しでもヒアリングを効率化させることができれば、その他の業務がスムーズに進みます。

そこで今回は、法律相談を受ける際に、ヒアリングを効率化させるためのヒアリングシートのテンプレートを、状況ごとに5つ解説します。

状況に合わせて最適なヒアリングシートを活用したいとお考えの方は、ぜひ参考にしてください。

法律相談のヒアリングの重要性とは？テンプレートが必要な理由3つも解説

法律相談のヒアリングとは、クライアントの悩みや要望を聞き出し、適切な法的解決策を提案するためのプロセスです。

法律相談のヒアリングの重要性と目的

法律相談のヒアリングの重要性と目的は以下のとおりです。

クライアントの信頼関係を築くため

ヒアリングによって、クライアントに対して尊重と関心を示すことで、信頼関係を築く機会となります。

信頼関係があれば、クライアントはより正確かつ詳細な情報を提供しやすくなり、法律相談の効果を高めることができるでしょう。

クライアントの状況や目的を把握するため

ヒアリングによって、クライアントの状況や目的を把握することで、法律問題の本質や解決の方向性を明らかにすることができます。

クライアントの状況や目的に応じて、適切な質問やアプローチを行うことが重要です。

クライアントの情報を効率的に収集するため

ヒアリングによって、クライアントの情報を効率的に収集することで、法律相談の時間やコストを節約することができます。

そこで、ヒアリングシートのテンプレートを用意すると、必要な情報を漏れなく整理できます。

法律相談のヒアリングにテンプレートが必要な理由

法律相談のヒアリングを行う際にテンプレートが必要な理由は、以下の3つです。

1. ヒアリング内容を整理できる
2. 一からヒアリングシートを作成するより効率的
3. 弁護士歴に関わらずヒアリングレベルを統一できる

それぞれの理由について詳しく解説します。

1.ヒアリング内容を整理できる

法律相談のヒアリングでテンプレートを活用すれば、ヒアリング内容を整理できる効果があります。

具体的には、テンプレートに沿ってヒアリングを進めていくことで、テンプレートを使っていないときと比べてヒアリングした内容をわかりやすく整理できます。

テンプレートを使っていない場合、必要ではない情報をヒアリングしてしまう可能性があり、あとで見返す可能性を考慮するとテンプレートを利用したほうが、ヒアリング内容がわかりやすいでしょう。

2.一からヒアリングシートを作成するより効率的

テンプレートを活用すれば、一からヒアリングシートを作成するよりも効率的に法律相談のヒアリングができます。

法律相談のヒアリングシートに使うテンプレートは、検索すればインターネット上に公開されている場合がほとんどだからです。

今回の記事では、状況ごとに5つのテンプレートを解説しています。

一からヒアリング内容を考えてヒアリングシートを作成するよりも、テンプレートを活用したほうが時間や労力の削減につながり効率的にヒアリングできるでしょう。

3.弁護士歴に関わらずヒアリングレベルを統一できる

テンプレートを活用したヒアリングをすれば、弁護士歴に関わらずヒアリングレベルを統一できます。

ベテラン弁護士であれば、法律相談を受けた際にある程度ヒアリングしなければならない内容は理解している可能性が高いです。

しかし、弁護士歴が浅い場合、ベテラン弁護士と比べてヒアリングレベルにムラが出る可能性があります。

テンプレートを活用してヒアリングを行うことで、弁護士歴に関わらず一定のヒアリングレベルに統一でき、ヒアリング漏れが起こらないので顧客に好印象を与えられるでしょう。

法律相談に活用できるヒアリングシートの状況別テンプレート5つ

法律相談に活用できるヒアリングシートのテンプレート例を5つ紹介します。

1. 離婚に関する法律相談用テンプレート
2. 労働問題に関する法律相談用テンプレート
3. 相続に関する法律相談用テンプレート
4. 交通事故に関する法律相談用テンプレート
5. 債務整理に関する法律相談用テンプレート

状況別に紹介しているので参考にしてください。

1. 離婚に関する法律相談用テンプレート

離婚に関する法律相談用テンプレートを紹介します。

離婚問題のヒアリングの目的は、相談者の離婚の理由や状況、希望する離婚の方法や条件などを把握し、最適な解決策を提案することです。

離婚問題のヒアリングの注意点は、相談者の感情や立場に配慮しながら、必要な情報を的確に聞き出すことです。具体的には、以下の点に注意してください。

• 相談者の離婚意思が確固たるものかどうかを確認し、離婚のメリットとデメリットを説明してください。
• 相談者の離婚原因や相手との関係を詳しく聞いてください。不貞や暴力などの場合は、証拠や被害状況を確認してください。
• 相談者が子どもがいる場合は、親権や養育費、面会交流などの子どもの将来に関わる問題を重視してください。
• 相談者の財産状況や収入状況を把握し、財産分与や慰謝料などの金銭的な問題を話し合ってください。
• 相談者の希望する離婚の方法や条件を聞いてください。協議離婚、調停離婚、裁判離婚の違いや手続きについて説明してください。
• 相談者の疑問や不安に対して、適切なアドバイスや情報提供をしてください。必要に応じて、弁護士や専門家の紹介や依頼を勧めてください。

主にヒアリングするべきなのは以下の2つです。

1. 離婚状況と子供の状況
2. 財産分与に関する情報

それぞれの項目でヒアリングする内容をかんたんにまとめました。

離婚原因と子供の状況

• 離婚を考える理由
• 子供の人数、年齢、養育費の取り決め
• 親権者決定の希望

財産分与に関する情報

• 共有財産の明細
• 個人財産の明細
• 分与希望の財産

2. 労働問題に関する法律相談用テンプレート

労働問題に関する法律相談用テンプレートを紹介します。

労働問題のヒアリングの目的は、相手の労働環境や悩み、要望などを詳しく把握することです。

労働問題は個人の感情や価値観に関わるデリケートなテーマなので、ヒアリングの際には以下の点に注意しましょう。

• 相手の話に寄り添い、共感や理解を示す
• 質問は具体的で分かりやすく、相手の回答を尊重する
• 誘導的な質問や批判的な質問は避ける
• 相手のプライバシーや個人情報を守る

主にヒアリングするべきなのは以下の2つです。

1. 労働条件の確認
2. 労働問題の詳細

それぞれの項目でヒアリングする内容をかんたんにまとめました。

労働条件の確認

• 雇用形態（正社員、契約社員、派遣社員）
• 労働時間・休日
• 給与・賞与

労働問題の詳細

• 労働問題の発生経緯
• 問題に対する企業の対応
• 解決を求める具体的な要望

3. 相続に関する法律相談用テンプレート

相続に関する法律相談用テンプレートを紹介します。

相続問題のヒアリングの目的は、相続人の数や関係、相続財産の種類や額、遺言書の有無や内容、遺産分割の方法や意向などを把握することです。

相続問題は家族間の感情や利害に関わるデリケートなテーマなので、ヒアリングの際には以下の点に注意しましょう。

• 相手の話をよく聞き、中立的で公平な態度で対応する
• 質問は明確で具体的に、相手の回答を尊重する
• 相手の意思や希望を確認し、無理強いや説得はしない
• 相手のプライバシーや個人情報を守る

主にヒアリングするべきなのは以下の2つです。

1. 相続人の特定
2. 財産の詳細と分割方法

それぞれの項目でヒアリングする内容をかんたんにまとめました。

相続人の特定

• 相続人の氏名・続柄
• 相続人数
• 相続放棄の意向有無

財産の詳細と分割方法

• 相続財産の詳細
• 借金や遺言書の有無
• 分割方法や遺産管理に関する希望

4. 交通事故に関する法律相談用テンプレート

交通事故に関する法律相談用テンプレートを紹介します。

交通事故問題のヒアリングの目的は、事故の原因や被害状況、保険会社との交渉状況などを把握し、適切な法的支援を提供するためです。

注意点としては、以下のことが挙げられます。

• ヒアリングは、事故の当事者や目撃者など、信頼できる情報源から行うこと。
• ヒアリングは、事故の詳細や感情的な反応など、事実に基づいた内容に限定すること。
• ヒアリングは、事故の証拠となる資料や写真などを確認すること。
• ヒアリングは、事故の責任や過失の判断を避けること。

主にヒアリングするべきなのは以下の2つです。

1. 事故の状況と被害状況
2. 保険会社との交渉状況

それぞれの項目でヒアリングする内容をかんたんにまとめました。

事故の状況と被害状況

• 事故発生日時・場所
• 事故の概要（衝突の形態、進行方向、速度、信号、天候、路面状況など）
• 事故に関与した車両や人物の情報（車種、ナンバー、運転者、同乗者、歩行者など）
• 事故の被害状況（物損、人身、後遺症など）
• 事故の証拠となる資料や写真の有無　など

保険会社との交渉状況

• 保険会社名
• 保険金支払い状況（支払い済み、未払い、支払い拒否など）
• 交渉の進捗（示談交渉中、裁判提起中、和解成立など）
• 交渉の内容（保険金額、慰謝料額、分割払い条件など）
• 交渉に関する問題点や不満点

5. 債務整理に関する法律相談用テンプレート

債務整理に関する法律相談用テンプレートを紹介します。

債務整理問題のヒアリングの目的は、相手の借金の状況や返済能力、債務整理の希望方法などを把握することです。

債務整理問題は相手の財産や生活に大きく影響する重要なテーマなので、ヒアリングの際には以下の点に注意しましょう。

• 相手の話を丁寧に聞き、信頼関係を築く
• 質問は明確で分かりやすく、相手の回答を尊重する
• 相手の意思や希望を確認し、無理強いや説得はしない
• 相手のプライバシーや個人情報を守る

主にヒアリングするべきなのは以下の2つです。

1. 借金の状況
2. 債務整理の希望方法

それぞれの項目でヒアリングする内容をかんたんにまとめました。

借金の状況

• 借金の総額
• 借金先（金融機関、消費者金融など）
• 返済状況と遅延利息

債務整理の希望方法

• 自己破産
• 個人再生
• 任意整理
• 裁判外和解

法律相談のヒアリングを専用ツールで効率化する方法と選び方のコツ3つ

法律相談のヒアリングを効率化したいと考えたことはありませんか。

法律相談のヒアリングは専用ツールを活用することで効率化できます。

具体的には、専用ツールを使うことで法律相談のヒアリングシートをかんたんに作成できます。

専用ツールでヒアリングシートを作成することで、ヒアリングした内容をデータで管理したり、スマホなどでかんたんに正確な情報を回答してもらえたりするでしょう。

法律相談のヒアリングで専用ツールを活用する場合の3つの選び方は以下のとおりです。

1. わかりやすい操作性のツールを選ぶ
2. ヒアリングした内容を複数メンバーで確認できるツールを選ぶ
3. セキュリティ対策が整ったツールを選ぶ

ヒアリングシートを作成できる専用ツールは多数存在しています。

しかし、法律相談の場面ではデリケートな内容の案件を取り扱うことも多く、専用ツールを選ぶ際には注意が必要です。

当サイトでは、ヒアリングシートを作成する専用ツールとして【Interviewz】をおすすめしています。

Interviewzは、シンプルな管理画面でわかりやすい操作性が特徴です。

ヒアリングした内容をスプレッドシート連携できたり、Googleカレンダー連携で次回のスケジュールをかんたんに決めたりできます。

セキュリティ対策も整っており、とくにデリケートな内容の案件を取り扱うことの多い法律相談の場面にも向いています。

自身の環境に合った最適な専用ツールを探す場合、3つの選び方を意識しましょう。

それぞれの選び方について詳しく解説します。

わかりやすい操作性のツールを選ぶ

ヒアリングシート作成の専用ツールを選ぶ際には、わかりやすい操作性のツールを選びましょう。

誰でもかんたんに操作できる専用ツールを選ばないと、ヒアリングシート作成に時間がかかり導入した意味がなくなってしまいます。

専用ツールは月額数万円以上のコストがかかるものがほとんどなので、コストを無駄にしないためにわかりやすい操作性のツールを選びましょう。

ヒアリングした内容を複数メンバーで確認できるツールを選ぶ

専用ツールを選ぶ際には、ヒアリングした内容を複数メンバーで確認できるツールを選びましょう。

弁護士事務所には複数名の弁護士が所属していることがほとんどです。

ヒアリングした内容を他の弁護士も確認できるようにしておけば、情報伝達などもスムーズになるでしょう。

スプレッドシート連携や管理画面上で、複数メンバーがヒアリング内容を確認できる専用ツールを選ぶのがおすすめです。

セキュリティ対策が整ったツールを選ぶ

法律相談の場面では、離婚や相続、借金返済のトラブルなどデリケートな案件を取り扱うことが多いです。

もし、専用ツールを使ってヒアリングシートを作成する場合は、必ずセキュリティ対策が整ったものを選びましょう。

ただし、紙のヒアリングシートなどでヒアリングするよりも紛失のリスクなどもないので、不正アクセス対策などが整った専用ツールを導入すれば、紙のヒアリングシートよりも安心です。

▼下記の資料では、ヒアリング活動によってお客様のお問合せやCVRの向上を達成できた実例を紹介しています。ぜひ参考にしてください。

まとめ

今回の記事では、法律相談の場面でヒアリングシートを使う際のテンプレートを紹介しました。

テンプレートを活用してヒアリングを行えば、弁護士歴に関わらずヒアリングレベルを統一できるでしょう。

また、専用ツールを活用すれば、ヒアリングシートの作成やデータの管理がかんたんに行なえます。

テンプレートと専用ツールを組み合わせることにより、今までの法律相談のヒアリングよりも効率化できるでしょう。

状況に応じて適切なテンプレートを使って、効果的な法律相談を行いましょう。

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