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DX化と自動化の違いとは?RPA導入のメリットも解説

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目次

DX(デジタルトランスフォーメーション)というワードと同時に耳にする自動化。DX化とは自動化のことを意味すると勘違いされる方は少なくありません。

そこで本記事ではDXに関しての基本的な知識から自動化との違いを解説しています。RPA導入のメリット、デメリットなども紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

DX化は自動化を指すわけではない?

DXはデジタルによる変容と冒頭で定義しましたが、DXは技術の話ではなく企業の在り方や働く人々を変容させることを指します。 DX化は自動化を指す言葉ではありません。

そもそもDXとは?

DXとはDigital Transformationの略語です。Transformationは変容という意味なので、直訳するとデジタルによる変容となります。デジタル技術を用いることで、ビジネスや生活自体が変容していく事を指します。2018年に経済産業省が公表した「DX推進ガイドライン(Ver. 1.0)」では以下のように定義しています。

「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること。」
出典:デジタルトランスフォーメーションを推進するためのガイドラインVer. 1.0(2018,経済産業省)

この定義により冒頭で述べた、近年企業が取り組むべきものとしてデジタル技術の活用を積極的に促進する動きが強まり、注目されています。最近では、新型肺炎の感染拡大によるデジタル技術活用の広がりが影響していると考えられています。

DXと混同されやすい2つの単語

DXと混同されやすいワードとして後ろに同じくXがついた略語が2つ存在します。

1.CX(カスタマーエクスペリエンス)とは
CXは顧客体験という意味を持っています。顧客が製品やサービスなどを通して企業に対する体験の価値を指しています。DXは、デジタル技術を用いてCXを向上させます。

2.UX(ユーザーエクスペリエンス)とは
UXはユーザー体験という意味を持っています。ユーザーが企業の製品・サービスに接する際の体験の価値を指します。CXと似ていますが、UXは製品、サービスそのものに対しての価値を指します。

DX推進に必要なプロセスって?

DX推進には、システムやサービスの自動化が確立されていることが必要です。DX化の前提として、入り口にはデジタルテクノロジーがあります。次に効率化、共通化、組織化、最適化などのプロセスがあります。このような変容をDX化と呼びます。

DX推進に業務の自動化は必要不可欠?RPAとは?

RPAとは?

RPAとは「Robotic Process Automation」を略したもので、人々がPC上で行う業務を
ロボットで自動化するテクノロジーのことです。ロボットと言われると、人型のロボットなどが頭に浮かぶ方が多いですが、RPAはクラウド上やPC上で働くソフトウェアのことを指します。RPAにはさまざまな種類があり、プログラミング知識を全く必要としないで使用できるものもあります。

RPAが注目されている2つの理由とは?

1.人手不足による要因
近年、少子高齢化に伴う労働人口の減少から、深刻な人手不足が起こっています。特にIT人材が減少傾向にあり、2030年には約59万人のIT人材不足が起きると考えられています。

RPAは、簡易的なロボットであればプログラミングの知識がなくても自動で作ることができると言われています。ITエンジニアが不足している現代ではRPAの活躍に注目が集まっています。

2.働き方改革の実現
政府は少ない労働力で生産性を維持することを目的の1つとして掲げています。業務にRPAが加わり、自動で数人分の仕事を代替することができれば、少ない労働力で生産性を維持できます。

RPAで自動化できる業務とは?

RPAで自動化できる業務は、定型作業です。
以下がRPAが得意とする業務の例です。

①データの登録・転記
あらかじめ用意されているデータを、他アプリケーションなどに繰り返し入力する作業です。例として請求書や経費の処理、発注・受注、納品などの業務が該当します。

②システムの管理
社内・社外のシステムに接続し、連携したり操作させたりする作業です。 例えばSFA(営業支援システム)やERP(基幹業務システム)へデータを入力したり、金融機関のWebバンキングを操作したりすることが該当します。

③Webサイトからの情報収集
業務に必要となる情報をさまざまなWebサイトから収集する作業です。この作業により大量の情報を高速で集めることで株価の調査や競合製品の価格調査などに活用できます。

④社内アプリ操作
メール送信やフローの実行、特定された条件での検索などです。

⑤同一性チェック
顧客データをチェックしたり、ルールに反した記載内容のチェック、異常値チェックなどです。

RPAとマクロの3つの違いとは?

RPAとマクロの違いを説明する前に、マクロについて説明しておきましょう。マクロとは、アプリケーションソフトウェアの手順を制御する機能です。業務自動化ツールのひとつで、マイクロソフトのOfficeやAdobe製品、Googleのスプレッドシートなどで利用できます。

RPAとマクロは人々がPC上で行う業務と、マイクロソフト社のOffice製品に関わる業務を自動化できる共通点を持っている一方、比較点も多々存在します。

1.対応できる容量の違い

マクロはマイクロソフトプログラム言語であるため、マイクロソフトが提供する製品以外のブラウザなどでの利用は基本的にはできません。対してRPAは提供している企業以外の様々なツールの操作が可能です。商品管理、営業管理、顧客管理ツールなどと連携し、商品情報は商品管理システム、顧客情報は顧客管理システムに書き込むといったことも可能です。
マクロもRPAも自動化できるのは基本的に定型業務のみですが、扱えるアプリケーションの制限がない分、対応できる領域はRPAのほうが広いということになります。

2.導入形態
マクロはExcelに元々備わっている機能のため、業務の自動化を行うために新しい何かを導入する必要はありません。Excelさえ搭載されていれば利用が可能です。対してRPAの導入形態は大きく三つに分けられます。RPAは新たに導入する形になるので、マクロの方が導入の難易度は低いです。以下にRPAの種類についてまとめたので、RPAの型についてもチェックしておきましょう。

①クライアント型RPA

クライアント型RPAは、クライアントのPC内で作業するため、基本的には自動化を行う作業は各PC上にて行う作業に限定されます。PCにて導入・動作可能なことから、個人、部門単位で小規模かつ低コストにRPAを導入することができます。一方、自動化作業や動作しているロボットの管理を計画的に行わなければ、管理されないロボットが生まれてしまうことがあります。

②サーバー型RPA

サーバー型RPAは、一般的にはロボット(デジタルレイバー)がサーバー上で動作します。業務を横断的に管理して、作業を自動化することができます。クライアント型に比べて性能が高いサーバーにて、集中的に作業することが可能です。大量のデータを素早く処理することができ、創出時間も高くなる傾向があります。比較的大規模な全社的な活動になるため、導入までの時間がかかる場合があります。

③クラウド型RPA

クラウド型RPAは、クラウド上でロボットが働くRPAです。クラウド型RPAを提供する企業が管理するクラウドサーバー上のRPAツールのため、Web経由でロボットを使用してWebブラウザ上で行う作業を自動化するツールになります。

3.構築のための知識

マクロを構築するためにはVBAというマイクロソフトのプログラム言語の習得が必要です。基本的なものであれば、ネット上に掲載されている情報をもとに習得して構築することも可能ですが、複雑な処理をさせるとなればVBAの習得は欠かせません。

これに対して、いくつかのRPAはプログラム言語習得の必要はありません。管理画面上で自動化させたい操作を視覚的にパズルのように組み合わせていくだけで作業内容を構築することが可能です。ビジュアル的にわかりやすく、慣れるのにも時間を要しないケースがほとんどです。ベンダーのサポートが充実しているものを選択すれば、より安心です。

DX推進におけるRPA導入によるメリットとデメリット

RPA導入のメリット3選

1.ミスの防止など業務効率化
人間による手入力が続く限り、作業ミスを完全になくすことは不可能です。転記するだけといっても、入力欄を間違えた、大文字と小文字が違った、などはよくある話です。RPAはロボットのため、ミスをすることはありません。人間のミスによる損失を未然に防ぐ安全機能の役割を果たすメリットがあります。

2.24時間稼働可能による生産性の向上
人間が1日に稼働できる時間は有限です。対してRPAは24時間稼働することができるため、大幅なスケジュールの短縮が見込めます。RPAにまかせる作業工程が多いほど、労働時間を短縮させることができるため働き方改革にもつながります。

3.非エンジニアでも設計、開発が可能
RPAでは複雑なプログラミング技術が不要です。感覚的にロボットの設計、変更ができるRPAツールが数多く存在するため、現場目線でRPAをカスタマイズできます。誰でも操作できる汎用性もRPAのメリットです。

RPA導入のデメリット3選

1.イレギュラーな業務に対応できない
RPAはあくまで定型業務に対して抜群な効果を生むものです。業務内容にイレギュラーが多い場合はRPAの効果をフルに発揮できず、逆効果になる可能性があります。

2.業務停止リスク
RPAロボットは便利ですが、ロボットが止まることや誤作動することがあります。システムに障害や変更が起きた時に起こりやすいです。ロボットの停止や誤作動を完璧に防ぐことはできないため、問題が起きた時に対応できるかどうかが重要です。

また、対応していた前任者が引き継ぎを行わず退職してしまった場合、後任者はどのように設計したのか中身が分からないので対応できないという事態に陥ります。社内でルールの統一を図ることで業務停止リスクを減らすことが必要です。

3.セキュリティリスク
RPAによる業務が簡単な間接業務であれば問題ありませんが、機密情報などを扱っている場合は注意が必要です。何らかの理由で情報漏洩される可能性があるため、どこまでをRPAにさせるのかと言う点を考えましょう。

まとめ|DX推進において業務自動化は重要

DXとはそもそも何か、RPAとマクロの違いや共通点なども合わせてお話ししてきました。DX推進において業務自動化の促進は重要です。元となるテクノロジーを理解し、今の環境に何が合うのか、それに伴ったメリットとデメリットも理解した上で業務を自動化する範囲を決めていくことが大切です。

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