業務改善事例10選｜アイデアが出しの方法から業務改善のメリットを徹底解説
- 2023/05/28
- 2023/10/25
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目次
「会社の業務改善をするにはどうすれば良い？」
「そもそも業務改善の定義とは？」
「業務改善の具体的事例が知りたい」
上記に当てはまる方はいませんか？
近年では新型コロナウイルスによる売上減少や燃料費の高騰など、会社の業績を脅かす事例が発生しています。
苦しい状況の中でも組織としての生産性を向上させるために、業務改善をスタートさせた企業も多いです。
しかし、これから自社で業務改善を行いたいと思っても、改善アクションのアイデアが出ない、そもそも何をもって業務改善なのかわからない方も多いでしょう。
本記事では、ツール導入による業務改善など、さまざまな情報発信を行っているヒアリングDXブログが、業務改善の基礎知識や事例、効果的な業務改善のアイデア出しについて徹底解説します。
業務改善の事例を知ることで、業務改善について具体的なイメージとアクションプランがわかり、会社の業績アップへ貢献できるでしょう。
ぜひ最後までお読みください。
業務改善とは何か？目的やメリットをわかりやすく解説
業務改善とは、企業内の業務や課題に対して改善のアクションを起こすことで、業務スピード向上やコスト削減などを図ることを指します。
業務改善は企業活動を行う上でとても大切な取り組みです。
なぜなら、業務改善を積極的に行うことで、企業にとってさまざまなメリットが得られるからです。
業務改善の具体的なメリットについて詳しく解説します。
業務改善のメリット3つ
業務改善には大きく分けて3つのメリットが存在します。
業務改善のメリットについて詳しく知ることで、企業はさまざまな恩恵が受けられるでしょう。
業務効率化とコスト削減 につながる
業務改善最大のメリットは「業務効率化とコスト削減につながる」ことです。
なぜなら、業務改善を行うことにより、一つの業務にかける時間を減らしながら、今まで通りもしくはそれ以上の成果を上げられるからです。
結果的に、無駄な作業や手順削減による時間短縮や生産性向上に伴い、人件費などのコスト削減につながります。
社員のモチベーション向上
業務改善を行うことで、社員のモチベーションアップに大きく貢献できます。
なぜなら、業務改善で無駄な業務や工数が減ることにより、業務の流れがスムーズになるので社員が感じるストレスが減り、働きやすくなるからです。
マニュアルが用意されていても、実際やってみると無駄な工程が多い事例も多いです。
業務の無駄が多いと、社員のモチベーションが下がったり負担が大きくなる原因につながるでしょう。
しかし、業務改善を行えば、社員の負担が軽減され、結果的にモチベーション向上に期待できます。
顧客満足度の向上
今まで業務改善を行っていなかった場合、業務に余計な時間がかかっていたり手間がかかったりすることで、社員だけでなく顧客にも迷惑がかかる可能性も考えられます。
しかし、積極的な業務改善を行うことで、顧客対応のスピードが大きく向上するでしょう。
その結果、顧客対応の待ち時間が改善され、スピード感のある対応がサービス品質向上につながり、リピート顧客の増加や顧客満足度向上に期待できます。
業務改善の具体的な事例10選
「業務改善の具体的なアイデアが出ない」という方も多いのではないでしょうか？
業務改善といってもさまざまな事例があり、自社に合った方法を一から見つけるのは大変です。
業務改善の具体的な事例10選をご紹介します。
事例を知ることで、自社に合わせた業務改善のイメージがわくでしょう。
それぞれの事例について詳しく解説します。
事例1：無駄な報告業務を減らす
企業内で報告業務が重複していたり、必要性の低い共有が多かったりしませんか？
具体的には、同じ業務を複数の部署に共有したり、ほとんど意味のない内容を報告したりしていることも多いでしょう。
普段の報告業務の中で、必要性の低い内容を減らしていくことで、報告業務に関する時間が減り業務改善につながります。
事例2：マニュアル作成により業務工数を減らす
業務の中にはマニュアル化できる内容も多く存在します。
マニュアルが存在しない職場では、不明点が発生した場合にわかる人に聞いたり調べたりする必要があります。
そのような場合、他の社員の時間を奪うだけでなく調べる時間がかかり業務時間が伸びてしまうでしょう。
マニュアルを作成することで、不明点が発生した場合にマニュアルを見ればすぐ解決でき、新人や新しいプロジェクトに取り組む場合でも効率よく業務を進められます。
また、マニュアルの存在によりベテラン社員の時間が奪われず、業務効率化に期待できます。
事例3：PCのショートカット機能を使うことで時間短縮
オフィスなどでPCを使用することが多い業務では、ショートカット機能を使うことが業務改善につながります。
具体的には、ショートカットキーを覚えることでマウス操作の時間短縮につながります。
また、ビジネス文書作成では、よく使う単語やフレーズを辞書登録しておくことで、入力時間を削減可能です。
数秒の削減かもしれませんが、長期目線で考えると大きな時間削減につながり業務改善に期待できます。
事例4：インチ数の大きいディスプレイを使い情報を見やすくする
インチ数の大きなディスプレイを導入することで、業務改善が期待できます。
なぜなら、営業実績の集計や入力業務など、多くの情報を処理できるからです。
企業はPCを支給していることが多いですが、ほとんどの場合インチ数が小さいディスプレイやノートPCなどです。
その場合、情報を処理する場合に何度も画面切り替えなどが必要になります。
たとえば、27インチのディスプレイであれば、一つの画面で前年度と現在の実績を比較したり、複数の情報を見比べながら業務を進められます。
その結果、時間短縮や業務効率化など、業務改善に期待できるでしょう。
事例5：ペーパーレスの導入によるコスト削減
経費削減の一つとして、ペーパーレスの導入がおすすめです。
書類をPDFなどデータ化し、クラウド上で管理すれば印刷コスト削減につながるからです。
また、紙のマニュアルをデータ化することで、更新がかんたんに実施でき、最新の情報を確認できます。
さらに、会計ソフトなどを利用して納品書や発注書をデータでやり取りすれば、情報管理が一元化され、経理担当者の業務改善に期待できるでしょう。
事例6：チャットアプリ活用による業務連絡の効率化
業務連絡にはチャットアプリの活用がおすすめです。
直接口頭やメールでやり取りすると、時間がかかる上に相手の業務を中断させる可能性があります。
チャットアプリであれば、リアルタイムで情報共有や指示が行なえて、後で見返すこともできるので業務の流れが止まることはありません。
チャットアプリを活用すれば、業務連絡が効率化され、業務改善に役立ちます。
おすすめのチャットアプリは「GoogleChat」「Slack」「ChatWork」です。
事例7：クラウドストレージ活用によるデータ管理の効率化
クラウドストレージを活用することで、データ管理が効率化できます。
具体的には、全国に支社がある企業の場合など、データ管理にクラウドストレージを活用することで、どの支社にいても情報の閲覧ができたり、業務を進めることが可能です。
データのバックアップなども可能で、データ消失のリスクも減らせます。
事例8：クラウドソーシングの活用による業務削減
クラウドソーシングとは、インターネットを通じて業務を外部委託することです。
最近では、小規模事業者が、専門知識が必要な場面で業務を外部委託したり、一時的な人手不足の解消のためにクラウドソーシングを活用したりすることで、業務の効率化を図る事例も増えてきました。
自分たちで行う必要がない業務に関して外部委託を行うことで、チームの業務削減などメリットが得られます。
事例9：ITツールの導入による業務改善
ITツールを導入することで、業務の一部もしくはすべてを自動化、業務改善に期待できます。
たとえば、社内での問い合わせが多い企業では、チャットボットやFAQツールの導入により、担当者の問い合わせ対応を自動化できます。
また、ビデオ通話サービスを利用した会議も増えており、離れた場所にいてもすぐに会議が始められたり、テレワークの導入にもつながるでしょう。
とくに、コロナ禍になる前は毎回現地に集まって会議やプレゼンを行っていた企業も多く、移動にかかるコストなども多かったでしょう。
しかし、ITツールの導入で業務効率化だけでなく、会議のための移動や場所代などのコスト削減にもつながります。
事例10：アンケートを活用した意思決定の効率化・最適化
新しいアクションを始める際などのアイデア出しにアンケートを活用することで、意思決定の効率化・最適化が可能です。
期日を設けたアンケートを作成すれば、社員の意見を反映させたアクションプランの実行が行なえます。
その結果、社員の満足度が向上する可能性が高まるでしょう。
また、特定の課題に対してアイデアが出ない場合にも、アンケートを活用すれば新しい発見が得られることがあります。
アンケートを実施するには、大人数のアンケート集計に特化したツール活用が欠かせません。
たとえば、【Interviewz】というツールは、初めてツールを導入する方でも直感的に操作可能なユーザーインターフェースを採用しており、月3万円〜と低コストで運用可能です。
業務改善のアイデア出し方法3つ
業務改善の事例を知っても、自社に落とし込めるアイデアがなかなか出ない方におすすめのアイデア出し方法を3つご紹介します。
3つのアイデア出し方法を知ることで、より積極的に業務改善できる可能性が高まるでしょう。
それぞれのアイデア出し方法について詳しく解説します。
1.ブレインストーミングを活用する
ブレインストーミングは、グループでアイデア出しを行うための手法です。
自由な発想を促し、短時間で大量のアイデアを出すことを狙います。
ブレインストーミングのメリットは、スピードと量です。
多くのアイデアが飛び交うので、多角的な視点から業務改善のアイデアを集められるでしょう。
また、参加者全員に意見を出させることで、新しい発見が期待できます。
ブレインストーミングを活用する際は、アイデアに対する否定を避け、自由なアイデアを飛ばすことが重要です。
ブレインストーミングの環境を整えることで、多くのアイデアを出せるでしょう。
2.日報で日々の業務や気づいたことを報告させる
日報を導入していない場合、すぐ導入することをおすすめします。
なぜなら日報は、日々の業務内容を報告することで、業務の振り返りができるので問題把握や改善策を考える良い機会になるからです。
業務の振り返りを行うことで、業務効率低下の原因をいち早く見つけられ、業務改善につながる可能性もあります。
また、上長は日報を確認することで、業務に対する状況把握を行うことも可能です。
複数の社員が抱えている課題やアイデアに触れられる機会となるため、新しい発見や気付きが得られるかもしれません。
3.アンケートツールを活用して社員のアイデアを募集する
アンケートツールを活用することで、多くの社員からアイデアを募ることが可能です。
アンケートを募集するフォームを用意しておくことで、社員からのさまざまな意見や業務改善のアイデアを、時間・場所問わずに集められます。
社員全体がアンケート回答に参加できるため、少人数のミーティングなどで得られるアイデアよりも良い結果が期待できるでしょう。
また、アンケートという形式にすることで、普段は意見を述べにくい社員からのアンケートを引き出せる効果があります。
より多角的な視点からのアイデア集めに役立つでしょう。
▼下記の資料はヒアリングを効率化できるヒアリングシートの作り方をステップ別に解説した資料です。ぜひご活用ください。
すぐに業務改善したい場合は【Interviewz】にお任せを
「業務改善のツール選びに迷う」「社員の意見を効率的に集めたい」という方におすすめの方法があります。
アンケートツール【Interviewz】を活用した業務改善方法です。
Interviewzは、見やすくいつでも編集可能なアンケートを作成できるツールです。
初心者の方でも安心して利用できるように、直感的なユーザーインターフェースが採用されています。
集計結果はツール上で確認できるだけでなく、スプレッドシートなど外部サービス連携を行いチームメンバーと共有も可能です。
その結果、業務改善に向けたアクションプランを立てやすくなるでしょう。
アンケートツールはInterviewz以外にも数多く存在します。
Interviewzと他社のアンケートツールの比較表は以下のとおりです。
| サービス名 | 料金 | 特徴 |
|---|---|---|
| Interviewz | 月30,000円〜 |
|
| アンケートツールA社 | 無料 |
|
| アンケートツールB社 | 月4,600円/1ユーザー |
|
ITツールには海外企業も参入しており、とても種類が多いので選び方を間違えると無駄なコストを払うことにつながります。
とくに中小企業や小規模事業者では、できるだけ失敗せずに最適なツールを選びたいと考える方が多いです。
Interviewzであれば、30日間の無料トライアルが存在するので、まずはお試しで導入してみるのが良いでしょう。
IT導入補助金の対象なので、中小企業や小規模事業者の方が導入しやすいのも魅力です。
▼下記の資料では、ヒアリング活動によってお客様のお問合せやCVRの向上を達成できた実例を紹介しています。ぜひ参考にしてください。
まとめ：業務改善の事例を知り業務効率化・コスト削減へ
本記事では、業務改善の基礎知識や事例、業務改善のアイデア出しの方法について徹底解説しました。
業務改善は、アイデアを出すのが難しく、自社に落とし込んで実行させられない方も多いです。
業務改善の事例について理解を深めることで、自社で採り入れられる方法のイメージがわきやすくなるでしょう。
また、効率的に社員からアイデア出しをしてほしいという方は、アンケートツールを活用するのがおすすめです。
アンケートツールを活用することで、社員から効率的にアンケート回答してもらいやすくなります。
アンケートツールの導入を検討している方は、ぜひ一度【Interviewz】もお試しください。
Interviewzは、直感的な操作感で初心者でも安心のユーザーインターフェースを採用しています。
Interviewzで回答したアンケートはツール上でかんたんに集計できるので、効率的なアイデア出し、アクションプランの立案が可能です。
30日間の無料トライアルもあるので、迷っている方はぜひ一度Interviewzの導入を検討してください。
本記事を通して、業務改善の事例に理解が深まり、業務効率化・コスト削減につなげられる後押しになれば幸いです。
Interviewz（インタビューズ）をご活用いただくことで以下のことが解決できます。
• 新規お問い合わせ、相談数の向上
• ヒアリングの内容の最適化から受注率の向上
• ヒアリングコスト（人件費・タイムコスト）の削減
• 既存顧客のお問い合わせのセルフ解決（サポートコストの削減）
• サービス/プロダクトのマーケティングリサーチ
• 既存顧客、従業員のエンゲージメント向上
• データ登録負荷の軽減
• サイトにおけるユーザーの行動情報のデータ蓄積
▼Interviewz（インタビューズ）の主な活用方法
• 総合ヒアリングツール
• チャットボット
• アンケートツール
• カスタマーサポートツール
• 社内FAQツール
Interviewzの機能一覧｜総合的なヒアリング活動を網羅
Interviewzでは、下記のような総合的なヒアリング活動を支援する機能を揃えております。
