「システム開発で担当のヒアリングの質にバラつきがあり困っている」

「効率的にプロジェクトを進めるための方法が知りたい」

「システム開発でおすすめのヒアリングシート作成ツールが知りたい」

上記のような悩みを抱えていませんか？

システム開発の現場において、クライアントへのヒアリングはとても重要な業務です。

ヒアリングの質が悪いとヒアリング漏れの発生や、要件に対する認識のズレなどが起こり修正作業に追われたり、クレームが発生したりします。

効率的にプロジェクトの進行を進めるためには「ヒアリングシート作成ツール」の活用が欠かせません。

ヒアリングシート作成ツールを使ったヒアリングシートを利用すれば、誰でも簡単にヒアリングの質を上げることが可能です。

今回の記事では、ヒアリングシートの重要性やおすすめのヒアリングシート作成ツールについて解説します。

ぜひ最後までお読みください。

システム開発においてヒアリングシートが重要な理由3つ

システム開発の場面では、ヒアリングの質がプロジェクトの進行に大きな影響を与えます。

システム開発の場面でヒアリングシートが重要な理由は主に以下の3つです。

1. ヒアリングの質を高めるため
2. ヒアリング漏れをなくすため
3. 効率的にプロジェクトを進めるため

それぞれの理由について詳しく解説します。

ヒアリングの質を高めるため

担当者によってヒアリングの質が異なります。

ヒアリングの質が低いと、クライアントからの要望を正しく理解できない可能性があります。

万が一クライアントの求める要件などに沿っていない場合、プロジェクトが予定通りに進まないだけでなく修正作業やクレームに発展することもあるでしょう。

ヒアリングの質を高めるためにも、ヒアリングシートを活用してクライアントの要望を正しく汲み取る必要があります。

ヒアリング漏れをなくすため

システム開発の現場では、ヒアリング漏れが致命的なダメージになることもあります。

ヒアリング漏れが発生すると、クライアントから依頼されたシステム開発の要件が抜けるなどの問題が起こり、修正対応やクレームに発展する可能性が考えられます。

そのようなことを防ぐには、ヒアリングシートを活用してヒアリング漏れをなくす必要があるでしょう。

ヒアリングシート作成ツールを活用すれば、チームメンバーとヒアリング内容を決めることができるのでヒアリング漏れの発生を抑えることができます。

効率的にプロジェクトを進めるため

システム開発の現場では、チームメンバーとともにプロジェクト進行するので、チームメンバー全員で情報分析できるヒアリングシート作成ツールがおすすめです。

ヒアリングシート作成ツールを使ってヒアリングシートを作成した場合、ヒアリングした内容はデータで管理されるので効率良くプロジェクト進行できるでしょう。

また、一度ヒアリングシートを作成すれば、別の機会に同じテンプレートを再利用できるので簡単にヒアリングシートを作成できます。

▼下記の資料は、ヒアリングを効率化させるためのヒアリングシートの作り方をステップ別に解説した資料です。ぜひご活用ください。

システム開発の現場では紙媒体のヒアリングシートの利用は問題点が多い？理由を3つ解説

システム開発の現場では、紙媒体のヒアリングシートを使った場合には様々な問題点が発生します。

紙媒体のヒアリングシートの問題点は主に以下の3つです。

1. 担当者によってヒアリングのレベルに違いがある
2. ヒアリングした内容を見える化できない
3. 情報漏洩のリスクが捨てきれない

それぞれの問題点について詳しく解説します。

担当者によってヒアリングのレベルに違いがある

担当者によってはヒアリングが苦手などの理由によって、ヒアリングのレベルに違いが出ます。

ヒアリングのレベルが低いと、システム開発において重要な要件などをヒアリング漏れしたり、クライアントの希望を正確に汲み取れなかったりする場合があります。

その結果、修正対応に追われたり、クレームに発展したりするなどの問題が起こるでしょう。

最悪の場合、プロジェクトの進行に大幅な遅延が発生することもあるので、紙媒体のヒアリングシートでのヒアリングはおすすめできません。

ヒアリングした内容を見える化できない

システム開発の現場では、チームメンバーとともにプロジェクト進行していく必要があります。

紙媒体のヒアリングシートの場合、ヒアリングした内容をデータ化する手間と時間がかかり見える化できません。

その結果、チームメンバーとの情報共有ができない問題が発生します。

チームメンバーとの連携ができなくなり、プロジェクト進行の効率が悪くなるので紙媒体のヒアリングシートはおすすめできません。

情報漏洩のリスクが捨てきれない

紙媒体でのヒアリングシートは、紛失などによる情報漏洩のリスクが捨てきれません。

クライアントからヒアリングした内容は、重要な機密情報になるので万が一情報漏洩した際のリスクが大きいです。

ヒアリングシート作成ツールを活用したヒアリングシートの場合、ヒアリングした内容はデータで管理されており、アクセス制限をかけられたり暗号化通信技術が採用されていたりするなどセキュリティ面でも安心です。

システム開発の現場でヒアリングシート作成ツールが活用される理由3つ

ヒアリングシート作成ツールは、大手企業や官公庁での導入実績が増えてきておりシステム開発の現場でも活用されています。

ヒアリングシート作成ツールが活用される理由は主に以下の3つです。

1. 担当者のヒアリングの質を統一できる
2. ヒアリングした内容をチームメンバーと効率的に共有・情報分析できる
3. 複数のテンプレートが用意されており専門知識不要で作れる

それぞれの理由について詳しく解説します。

担当者のヒアリングの質を統一できる

ヒアリングシート作成ツールを使った場合、チームメンバーと共同でヒアリング内容を決められます。

ヒアリングのベースとなる部分だけでなく、深堀するべき内容などを相談しながらヒアリングシートを作成できるので、担当者のヒアリングの質を統一できます。

ヒアリングの質が上がれば、ヒアリング漏れやクライアントとの認識の違いをなくすことが可能です。

ヒアリングした内容をチームメンバーと効率的に共有・情報分析できる

ヒアリングシート作成ツールでは、ヒアリングした内容はリアルタイムで集計されています。

複数ユーザーに対応したヒアリングシート作成ツールの場合、ツール上でデータの情報共有が可能です。

その他にも、スプレッドシート連携機能などツール上ではない場所でも効率良くヒアリング内容の共有・情報分析できるので、プロジェクト進行を効率的に進めることができます。

複数のテンプレートが用意されており専門知識不要で作れる

ヒアリングシート作成ツールでは、複数のテンプレートから利用シーンに合わせて最適なヒアリングシートを作成できます。

専門知識不要で誰でも簡単に質の高いヒアリングシートを作成可能です。

ヒアリングシート作成ツールの中には、最短10分でヒアリングシートを作成できるような直感的なユーザーインターフェースのツールも存在します。

▼下記の資料では、ヒアリング活動で問合せやCVRの向上を達成できた実例を紹介しています。ぜひご活用ください。

システム開発の現場で活用できるヒアリングシート作成ツールの選び方3つ

システム開発の現場で活用できるヒアリングシート作成ツールの選び方を解説します。

環境に合わせて最適なヒアリングシート作成ツールを選ぶことによって、プロジェクト進行を効率的に進めることが可能です。

ヒアリングシート作成ツールの選び方は主に以下の3つです。

1. 複数ユーザーの利用に対応しているかどうか
2. テンプレートの種類が多いかどうか
3. セキュリティ対策されているかどうか

それぞれの選び方について詳しく解説します。

複数ユーザーの利用に対応しているかどうか

複数ユーザーに対応したヒアリングシート作成ツールであれば、ツール上でヒアリングした内容を簡単に共有・情報分析が可能です。

ヒアリングシート作成ツールの中には、複数ユーザーに対応していないものもありますが、スプレッドシート連携機能など別の方法を使ってチームメンバーと情報共有できる方法が用意されています。

テンプレートの種類が多いかどうか

ヒアリングシート作成ツールには、利用シーンに合わせたテンプレートが用意されています。

テンプレートの種類が多ければ、実際にヒアリングシートを作成する際に最適なテンプレートを選びやすく、質の高いヒアリングシートを作成できます。

テンプレートが少ない場合、利用シーンに合ったヒアリングシートを作成するのに手間と時間がかかるので、テンプレートの種類が多いヒアリングシート作成ツールを選ぶようにしましょう。

セキュリティ対策されているかどうか

システム開発の現場では、ヒアリングした内容は機密情報として厳重に管理する必要があります。

万が一情報漏洩した際のリスクを抑えるためにも、セキュリティ対策されているヒアリングシート作成ツールを利用する必要があるでしょう。

ほとんどのヒアリングシート作成ツールには、暗号化通信技術などのセキュリティ対策がされたものが多いです。金融機関や官公庁での利用実績があるセキュリティ性の高いヒアリングシート作成ツールには、アクセス制限をかけられるような高度なセキュリティ対策機能が搭載されている場合もあります。

システム開発でおすすめのヒアリングシート作成ツール5選

システム開発で利用するべきおすすめのヒアリングシート作成ツールを5つご紹介します。

各ツールの比較表を作成しました。

それぞれのヒアリングシート作成ツールの特徴を詳しく解説します。

Interviewz

Interviewzは、様々な連携機能が搭載されたカスタマイズ性の高いヒアリングシート作成ツールです。

Interviewzの特徴は以下の通りです。

• 直感的なユーザーインターフェースで簡単にヒアリングシートを作成できる
• ヒアリングした内容はスプレッドシートへ連携できる
• Googleカレンダーへの連携によりチームでのスケジュール管理なども可能

Interviewzは、管理画面がとてもシンプルで直感的なユーザーインターフェースにより簡単な操作でヒアリングシートを作成可能です。

クライアントからヒアリングした内容はスプレッドシートにリアルタイムで登録されており、チームメンバーと効率的に情報共有ができます。

Googleカレンダーとの連携機能により、企業との日程調整にも役立つのでシステム開発の現場で重宝されるヒアリングシート作成ツールです。

企業の独自システムなど様々なサービスとの連携機能に優れているので、現場での効率アップを狙えるでしょう。

kintone

kintoneは、ソフトウェア開発で知名度の高いサイボウズが提供しているビジネスプラットフォームです。

kintoneの特徴は以下の通りです。

• ドラッグ＆ドロップで簡単にヒアリングシート作成できる
• ヒアリングした内容をワンクリックで集計できる
• プロジェクト進捗の管理ができる

kintoneは、ドラッグ＆ドロップで簡単にヒアリングシートの作成が可能です。

ヒアリングした内容はワンクリックで集計やグラフ化することができるので、簡単にチームメンバーと情報分析できます。

kintoneの最大の特徴は、様々な機能に対応しているビジネスプラットフォームという点です。

特に、システム開発の現場ではプロジェクトの進捗を管理することで、チームメンバーの作業状況を見える化できます。

ヒアリングだけでなく、プロジェクト進捗も常に把握しておきたいという場合は、kintoneを導入することで解決できるでしょう。

Questant

Questantは、ネットリサーチ大手のマクロミルが開発したヒアリングシート作成ツールです。

Questantの特徴は以下の通りです。

• 70種類以上の豊富なテンプレートから簡単に質の高いヒアリングシートを作成できる
• グラフカラーの変更などカスタマイズ性にも優れている
• 大手企業や官公庁の導入実績がありセキュリティ対策も万全

Questantでは、70種類以上の豊富なテンプレートが用意されており誰でも簡単に質の高いヒアリングシートの作成が可能です。

無料プランでも無制限でアンケート作成できるので、ヒアリングする内容が少ない場合は無料プランでも充分活用できます。

グラフカラーの変更や、ヒアリングした内容の表示形式を見やすく変更できるカスタマイズ性の高さが魅力です。

大手企業や官公庁での導入実績があり、アクセス制限をかけられるなど高いセキュリティ性も嬉しいポイントです。

CustomForm

CustomFormは、無料プランでも利用できる機能が多いヒアリングシート作成ツールです。

CustomFormの特徴が以下の通りです。

• 無料プランで3人までのユーザー登録ができる
• レスポンシブデザインでスマホ・PCどちらからでも回答できる
• 有料プランではロゴの変更や広告非表示などオリジナリティのあるヒアリングシートを作成可能

CustomFormでは、無料プランでも3人までのユーザー登録が可能です。

無料プランでもできることは多く、作成できるヒアリングシートの個数に制限はありません。

ヒアリングした内容は管理画面で確認できるだけでなく、CSV形式でもダウンロードできるのでチームメンバーとの情報共有もできます。

レスポンシブデザインなので、PCだけでなくスマホでも回答できる点も嬉しいポイントです。

有料プランにアップグレードすると、ロゴの変更や広告非表示などオリジナリティのあるヒアリングシートの作成ができます。

カスタマイズ性の高いヒアリングシート作成ツールを求める方は有料プランがおすすめです。

SPYRAL

SPYRALは、金融機関や官公庁など高いセキュリティ性を求められる場面での導入実績があるヒアリングシート作成ツールです。

SPYRALの特徴は以下の通りです。

• 金融機関や官公庁での導入実績があり安心して利用できる
• HTMLを活用してカスタマイズできる
• 高度なヒアリングシートの作成が簡単

SPYRALは、セキュリティ性の高さが優れており顧客情報を多く扱う場面でおすすめです。

HTMLを活用すれば高度なカスタマイズができ、オリジナリティのあるヒアリングシート作成ができます。

分岐式の設問など高度なヒアリングシートも簡単に設定可能です。

顧客情報の管理が厳しい企業でも安心して利用できるので、とにかく高いセキュリティ性のヒアリングシート作成ツールを導入したいという方におすすめです。

まとめ

今回の記事では、システム開発でヒアリングシートが重要な理由について詳しく解説しました。

ヒアリングの質が低いと、ヒアリング漏れだけでなくクライアントの要望を聞き漏らしてしまい、修正対応に追われたりクレームに発展したりする可能性が考えられます。

ヒアリングシートを活用することで、ヒアリングの質を簡単に高めることができ、効率良くプロジェクトの進行ができるでしょう。

ヒアリングシート作成ツールを使えば、専門知識不要で誰でも簡単に高度なヒアリングシートを作成できます。

今回の記事を最後までお読みいただき、最適なヒアリングシート作成ツール選びの参考になれば幸いです。

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